2.8. Сведения о результатах проверок

раздел “2.8. Сведения о результатах проверок”

Доклад Главного архивного управления Московской области об осуществлении государственного контроля (надзора) в сфере архивного дела и об эффективности такого контроля за отчетный 2010 год

1. Состояние нормативно-правового регулирования в соответствующей сфере деятельности

В соответствии со статьей 16 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (ред. от 27.07.2010) контроль за соблюдением законодательства об архивном деле в Российской Федерации осуществляют федеральные органы государственной власти, в том числе специально уполномоченный Правительством Российской Федерации федеральный орган исполнительной власти, органы государственной власти субъектов Российской Федерации, в том числе уполномоченные органы исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела, в пределах своей компетенции, определенной законодательством Российской Федерации и законодательством субъектов Российской Федерации.

В соответствии с подпунктом 2) пункта 1 статьи 4 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (ред. от 27.07.2010) Приказом Министра культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 № 19 утверждены Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук» (источник публикации: «Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти», от 14.05.2007, N 20) (далее – Основные правила).

Основные правила распространяются на государственные и муниципальные архивы, музеи и библиотеки, организации Российской академии наук (архив РАН, научные архивы региональных отделений и научных центров РАН, научно-отраслевые и мемориальные архивы РАН, осуществляющие постоянное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации) (далее - архивы), которые в соответствии с законодательством Российской Федерации осуществляют постоянное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации, а также временное хранение других архивных документов, принятых от ликвидированных органов государственной власти, иных государственных органов, органов местного самоуправления и организаций.

Решением Коллегии Федеральной архивной службы от 06.02.2002 одобрены «Основные Правила работы архивов организаций» (М., 2002) (далее – ведомственные Правила), которые распространяются на архивы государственных организаций, а также обязательны для всех негосударственных организаций в части обеспечения сохранности, описания, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации, отнесенных к государственной собственности. Государственные организации, не отнесенные к составу источников комплектования государственных архивов, а также негосударственные организации могут руководствоваться ведомственными Правилами при организации и обеспечении работы своих архивов.

Оценивая комплекс архивных правил, контроль за соблюдением которых осуществляет Главное архивное управление Московской области, следует отметить, что они в целом основываются на действующей правовой базе в области документационного обеспечения управления и архивного дела, синтезируют многолетний опыт отечественного архивоведения и делопроизводства, учитывают современные достижения в применении технических средств и информационных технологий в работе с документами.

Вместе с тем, отдельные положения ведомственных Правил нуждаются в приведении в соответствие с Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (ред. от 27.07.2010), а также с нормативными актами в сфере электронного документооборота.

2. Организация государственного контроля (надзора), муниципального контроля

а) Штатная численность Главного архивного управления утверждена в количестве 18 человек. Структура Главного архивного управления Московской области: начальник Главного управления, первый заместитель начальника Главного управления, советник начальника Главного управления, отдел бухгалтерского учета и отчетности, отдел координации и контроля деятельности архивных учреждений, отдел организационно-правовой работы, отдел формирования Архивного фонда Московской области, государственные гражданские служащие которых принимают участие в реализации мероприятий по контролю.

б) Мероприятие по контролю проводится должностным лицом (лицами), которое(ые) указано(ы) в приказе начальника Главного архивного управления Московской области о проведении мероприятия по контролю.

Мероприятия по контролю проводятся только на основании приказа начальника Главного архивного управления Московской области о проведении мероприятия по контролю.

Приказ о проведении мероприятия по контролю либо его заверенная печатью копия предъявляется должностным лицом Главного архивного управления Московской области, осуществляющим мероприятие по контролю, руководителю или иному должностному лицу юридического лица либо индивидуальному предпринимателю одновременно со служебным удостоверением.

Обращения, не позволяющие установить лицо, обратившееся в Главное архивное управление Московской области, не могут служить основанием для проведения внепланового мероприятия по контролю.

При проведении мероприятий по контролю должностные лица Главного архивного управления Московской области не вправе:

- проверять выполнение обязательных требований, не относящихся к компетенции Главного архивного управления Московской области;

- осуществлять плановые проверки в случае отсутствия при проведении мероприятий по контролю должностных лиц или работников проверяемых юридических лиц или индивидуальных предпринимателей либо их представителей;

- требовать представление документов, информации, если они не являются объектами мероприятий по контролю и не относятся к предмету проверки, а также изымать оригиналы документов, относящихся к предмету проверки;

- распространять информацию, составляющую охраняемую законом тайну и полученную в результате проведения мероприятий по контролю, за исключением случаев, предусмотренных законодательством Российской Федерации;

- превышать установленные сроки проведения мероприятий по контролю.

По результатам проведения мероприятий по контролю составляется Акт по результатам мероприятий по контролю, а также предписание на устранение выявленных недостатков в двух экземплярах.

Должностное лицо Главного архивного управления Московской области, проводящее мероприятие по контролю, оставляет по одному экземпляру акта и предписания в деле Главного архивного управления Московской области.

Основаниями для составления протоколов об административном правонарушении являются:

- непосредственное обнаружение должностными лицами Главного архивного управления Московской области, уполномоченными составлять Протоколы, достаточных данных, указывающих на наличие события административного правонарушения на основании поступившего акта либо при проведении мероприятия по контролю;

- поступившие из правоохранительных органов, а также из других государственных органов, органов местного самоуправления, от общественных объединений материалы, содержащие данные, указывающие на наличие события административного правонарушения;

- сообщения и заявления физических и юридических лиц, а также сообщения в средствах массовой информации, содержащие данные, указывающие на наличие события административного правонарушения.

Должностные лица Главного архивного управления Московской области, уполномоченные составлять Протоколы об административных правонарушениях за нарушения правил хранения, комплектования, учета и использования архивных документов в соответствии с Кодексом Российской Федерации об административных правонарушениях:

- начальник Главного архивного управления Московской области;

- первый заместитель начальника Главного архивного управления Московской области.

Протокол направляется начальнику Главного архивного управления Московской области в течение трех суток с момента его составления.

При поступлении Протокола начальник Главного архивного управления Московской области принимает решение о передаче его мировому судье соответствующего судебного участка Московской области, уполномоченного рассматривать дела об административных правонарушениях за нарушения правил хранения, комплектования, учета и использования архивных документов в соответствии с Кодексом Российской Федерации об административных правонарушениях.

Копия вынесенного судьей постановления по делу об административном правонарушении приобщается к экземпляру Акта, остающемуся в деле Главного архивного управления Московской области.

в) Порядок исполнения мероприятий по контролю Главного архивного управления Московской области регламентируются:

положением о Главном архивном управлении Московской области (ред. от 27.08.2010), утвержденным постановлением Правительства Московской области от 18.09.2007 N 694/28,

распоряжением Главного архивного управления Московской области от 24.10.2008 N 71-р «Об утверждении Административного регламента исполнения государственной функции по контролю за соблюдением законодательства об архивном деле в Российской Федерации на территории Московской области», с изменениями, внесенными Распоряжением Главного архивного управления Московской области от 05.09.2009 N 59-р.

г) В рамках исполнения мероприятий по контролю Главного архивного управления Московской области взаимодействие осуществляется с Прокуратурой Московской области в установленном порядке.

3. Финансовое и кадровое обеспечение государственного контроля (надзора)

а) Непосредственно на осуществление проведенных проверок, административных расследований в отчетном периоде из бюджета Московской области средства не выделялись.

б) Штатная численность Главного архивного управления утверждена в количестве 18 человек. Укомплектованность (до декабря отчетного года) - 16 человек, 1 вакантная должность, 1 должность – работник в отпуске по уходу за ребенком.

в) Квалификация работников, участвующих в проведении мероприятий по контролю соответствует установленным требованиям. Ее повышение проводится строго с периодичностью, определенной законодательством о государственной гражданской службе.

Стаж работы в архивных учреждениях 10 и более лет из категории «руководители» имеют 4 работника (67 % руководителей), из категории «специалисты» – 7 (58% специалистов). Все работники имеют образование по специальности «историко-архивоведение», «история» или иное профильное высшее образование, в том числе 2 работника имеют ученую степень кандидата исторических наук.

г) В течение отчетного года на проведение контрольных мероприятий было использовано 55 человеко-дней (26 проверок), то есть 3,4 человеко-дня на 1 работника Главного архивного управления Московской области.

д) Эксперты и представители экспертных организаций к проведению мероприятиям по контролю не привлекались в связи с отсутствием экспертов и экспертных организаций, аккредитованных на осуществление мероприятий по контролю в сфере архивного дела.

4. Проведение государственного контроля (надзора)

а) Общее количество проверок – 26, в том числе 22 – муниципальные архивы 10 муниципальных районов (Воскресенский, Егорьевский, Истринский, Клинский, Ленинский, Люберецкий, Можайский, Орехово-Зуевский, Раменский, Шаховской) и 12 городских округов (Бронницы, Железнодорожный, Жуковский, Звенигород, Ивантеевка, Коломна, Котельники, Краснознаменск, Лыткарино, Орехово-Зуево, Пущино, Электросталь) Московской области, 4 – проверки подведомственных Главному архивному управлению Московской области государственных учреждений «Центральный государственный архив Московской области» (2 проверки) и «Московский областной архивный центр» (2 проверки).

Из 26 проверок:

- 6 проверок организации хранения и учета документов Архивного фонда и других архивных документов,

- 4 проверки по вопросу взаимодействия с организациями-источниками комплектования муниципальных архивов,

- 3 контрольные проверки по устранению недостатков и выполнению рекомендаций, отмеченных проверками Главного архивного управления Московской области в 2006-2007 годах,

- 13 проверок организации архивного дела на территории муниципальных районов и городских округов, в том числе по осуществлению органами местного самоуправления отдельных государственных полномочий в сфере архивного дела.

Распределение контрольных мероприятий по календарным месяцам:

- январь – 1,

- февраль – 1,

- март – 2,

- апрель – 5,

- май – 2,

- июнь – 3,

- июль – 1,

- август – 5,

- сентябрь- 4,

- октябрь – 1,

- ноябрь – нет,

- декабрь – 1.

б) Эксперты и представители экспертных организаций к проведению мероприятиям по контролю не привлекались.

5. Действия органов государственного контроля (надзора) по пресечению нарушений обязательных требований и (или) устранению последствий таких нарушений - сведения о принятых органами государственного контроля (надзора) мерах реагирования по фактам выявленных нарушений

В ходе проведения контрольных мероприятий администрациям муниципальных образований в Московской области дано 344 рекомендации по вопросам:

- организации хранения документов Архивного фонда и других архивных документов – 114 (33,1%),

- организации учета документов Архивного фонда и других архивных документов – 87 (25,3%),

- организации комплектования документами Архивного фонда и другими архивными документами – 66 (19,2%),

- приведения в соответствие с действующим архивным законодательством нормативных правовых актов – 46 (13,4%),

- организации использования документов Архивного фонда и других архивных документов – 22 (6,4%),

- осуществления органами местного самоуправления отдельных государственных полномочий в сфере архивного дела – 5 (0,1%),

- повышению квалификации работников в сфере архивного дела – 4 (0,1%).

Протоколы об административных правонарушениях за нарушения правил хранения, комплектования, учета и использования архивных документов в соответствии с Кодексом Российской Федерации об административных правонарушениях по результатам проверок не составлялись.

6. Анализ и оценка эффективности государственного контроля (надзора)

В рамках реализации ведомственной целевой программой Московской области «Обеспечение деятельности Главного архивного управления Московской области на 2010 год», согласованной Министерством финансов Московской области (письмо от «12» марта 2010 № 08-08-16/1961), Министерством экономики Московской области (письмо от «10» марта 2010 № 18 исх./17-1-1463), одобренной Коллегией Главного архивного управления Московской области (Протокол от «24» марта 2010 № 2) и утвержденной приказом начальника Главного архивного управления Московской области от 26.03.2010 № 10, достигнуты следующие значения показателей эффективности деятельности Главного архивного управления Московской области, в том числе в сфере государственного контроля (надзора):

- доля устраненных нарушений правил хранения, комплектования, учета и использования архивных документов в соответствии с Кодексом Российской Федерации об административных правонарушениях в общем количестве выявленных нарушений такого рода 77% (против 100% запланированного показателя),

- доля проверок подведомственных государственных архивов Московской области в общем количестве проверок, проведенных Главным архивным управлением Московской области - 19 % (выполнен),

- доля проверок муниципальных архивов Московской области в общем количестве проверок, проведенных Главным архивным управлением Московской области - 81 % (выполнен),

- доля граждан, удовлетворенных деятельностью Главного архивного управления Московской области и государственных архивов Московской области, в том числе их информационной открытостью, в общем количестве опрошенных граждан - 95,7%, опрошено 164 респондента (против 95% запланированного показателя).

Невыполнение показателя доля устраненных нарушений правил хранения, комплектования, учета и использования архивных документов в соответствии с Кодексом Российской Федерации об административных правонарушениях в общем количестве выявленных нарушений такого рода связано с тем, что устранение нарушений связано со значительными финансовыми затратами из бюджетов муниципальных образований (постройка новых и капитальный ремонт существующих зданий, установка систем автоматического пожаротушения в архивохранилищах, демонтаж комбинированных стеллажей и замена их на металлические, замена электропроводки, установка распашных оконных решеток, металлических дверей, упорядочивание документов постоянного срока хранения и по личному составу в полном объеме, приобретение коробов для картонирования архивных документов и др.)

7. Выводы и предложения по результатам государственного контроля (надзора)

а) планируемые на текущий год показатели эффективности государственного контроля (надзора):

доля устраненных нарушений правил хранения, комплектования, учета и использования архивных документов в соответствии с Кодексом Российской Федерации об административных правонарушениях в общем количестве выявленных нарушений такого рода – 100%,

доля проверок подведомственных государственных архивов Московской области в общем количестве проверок, проведенных Главным архивным управлением Московской области – 20%,

доля проверок муниципальных архивов Московской области в общем количестве проверок, проведенных Главным архивным управлением Московской области – 80%,

доля граждан, удовлетворенных деятельностью Главного архивного управления Московской области и государственных архивов Московской области, в том числе их информационной открытостью, в общем количестве опрошенных граждан – 96%.

б) в целях совершенствования нормативно-правового регулирования и осуществления государственного контроля (надзора) в сфере архивного дела предлагается специально уполномоченному Правительством Российской Федерации федеральному органу исполнительной власти (Министерство культуры Российской Федерации) внести изменения в «Основные Правила работы архивов организаций», одобренные Решением Коллегии Федеральной архивной службы от 06.02.2002, в связи с принятием Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (ред. от 27.07.2010).

Принятие такого документа позволит Главному архивному управлению Московской области в полной мере реализовывать полномочие по контролю за соблюдением архивного законодательства в отношении юридических лиц (частной формы собственности), индивидуальных предпринимателей, осуществляющих деятельность на территории Российской Федерации, в деятельности которых образуются документы по личному составу.

Начальник Главного

архивного управления

Московской области П.М. Петров