2.8. Сведения о результатах проверок

раздел “2.8. Сведения о результатах проверок”

Об итогах проверок организации архивного дела на территории муниципальных образований Московской области, проведенных Главным архивным управлением Московской области в 2012 году

В соответствии с Перечнем центральных исполнительных органов государственной власти Московской области, уполномоченных на осуществление регионального государственного контроля (надзора), утвержденного постановлением Правительства Московской области от 29.03.2012 № 386/11 за Главным архивным управлением Московской области закреплено осуществление четырех контрольно-надзорных функций:

контроль за соблюдением законодательства об архивном деле в Российской Федерации на территории Московской области;

контроль за проводимой архивными учреждениями работой по рассекречиванию документов Архивного фонда Московской области в соответствии с законодательством;

контроль за хранением книг регистрации захоронений (захоронений урн с прахом) в уполномоченном органе местного самоуправления в сфере погребения и похоронного дела,

контроль за постоянным хранением книг регистрации захоронений (захоронений урн с прахом) в муниципальных архивах.

Проверки организации архивного дела на территории муниципальных образований Московской области, проводились Главным архивным управлением Московской области в 2012 году в соответствии с положениями нормативных правовых актов, регулирующих порядок и сроки проведения контрольных мероприятий, в том числе Федерального закона от 25 декабря 2008 года № 294-ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля».

Отмечу, что согласно письму Прокуратуры Московской области от 19.10.2011 № 7/5-48-2011, органы государственной власти, органы местного самоуправления имеют особый статус органа власти, в связи с чем не относятся к числу юридических лиц, проверки в отношении которых включаются в сводный план проверок. Таким образом, обязательному согласованию с Прокуратурой и включению в сводный план проведения плановых проверок юридических лиц и индивидуальных предпринимателей, подлежат только проверки учреждений и организаций Московской области. Проверки в отношении органов государственной власти и органов местного самоуправления включаются в план проверок контрольного органа на планируемый год и не согласовываются с Прокуратурой.

В 2012 году было проведено всего 10 проверок в отношении администраций муниципальных образований Московской области, в том числе:

6 проверок администраций муниципальных образований Московской области по контролю за соблюдением законодательства об архивном деле Российской Федерации на территории Московской области: это администрации городского округа Климовск, Чеховского, Солнечногоского, Талдомского, Серпуховского, Луховицкого муниципальных районов,

две контрольные проверки по устранению нарушений законодательства в сфере архивного дела, выявленных при осуществлении государственного контроля в отношении администраций городского округа Реутов и Егорьевского муниципального района,

две проверки по контролю за хранением и учетом книг регистрации захоронений (захоронений урн с прахом) в муниципальных образованиях Московской области.

Помимо этого была проведена проверка по контролю за соблюдением законодательства об архивном деле в Российской Федерации на территории Московской области в отношении муниципального бюджетного учреждения «Наро-Фоминский районный архив».

Контрольные мероприятия Главного архивного управления Московской области в отношении органов местного самоуправления Московской области проводились с целью реализации Ежегодного плана проведения плановых проверок органов государственной власти Московской области, органов местного самоуправления Московской области Главного архивного управления Московской области на 2012 год. Исключение составила проверка в отношении муниципального бюджетного учреждения «Наро-Фоминский районный архив», которая была согласована с Прокуратурой Московской области и проведена с целью реализации Ежегодного плана проведения плановых проверок юридических лиц и индивидуальных предпринимателей Главного архивного управления Московской области на 2012 год.

Правовыми основаниями проведения Главным архивным управлением Московской области проверок являются:

Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ  «Об архивном деле в Российской Федерации»,

Закон Московской области № 65/2007-ОЗ «Об архивном деле в Московской области»,

Положение о Главном архивном управлении Московской области, утвержденное постановлением Правительства Московской области от 18.09.2007 № 694/28,

Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утвержденные приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 № 19,

Закон Московской области № 115/2007-ОЗ «О погребении и похоронном деле в Московской области» (в отношении проверок уполномоченных органов местного самоуправления в сфере погребения и похоронного дела и муниципальных архивов).

В связи с тем, что задачей проведенных в 2012 году проверок являлась поверка соблюдения законодательства об архивном деле в Российской Федерации на территории муниципальных образований Московской области, а в отношении контроля за хранением и формированием архивных документов по регистрации (перерегистрации) захоронений еще и соблюдение Закона Московской области № 115/2007-ОЗ «О погребении и похоронном деле в Московской области», то я рассмотрю отдельно указанные проверки.

Результаты проверок по соблюдению законодательства об архивном деле показали следующее:

Администрациям муниципальных образований в Московской области было дано 111 рекомендаций. По результатам проверок выдано 7 предписаний администрациям Луховицкого, Наро-Фоминского, Серпуховского, Солнечногорского, Талдомского, Чеховского муниципальных районов и городского округа Климовск.

Наибольшее количество нарушений связано с обеспечением сохранности архивных документов - 36%. Среди выявленных нарушений:

Большой процент загруженности архивохранилищ в Луховицком, Солнечногорском и Талдомском муниципальных архивах. Отсутствие дополнительных помещений в Чеховском муниципальном архиве.

Необходимость проведения косметического ремонта помещений архивов в Луховицком, Чеховском и Талдомском муниципальных районах.

Не соблюдение температурно-влажностного режима хранения архивных документов и отсутствие контроля за ним (городские округа Климовск, Реутов, Егорьевский, Наро-Фоминский, Серпуховской, Солнечногорский муниципальные районы).

Нарушение требований к охранному режиму: не оборудование охранной сигнализацией Климовского муниципального архива, отсутствие инструкции о порядке осуществления охраны помещений Егорьевского муниципального архива; не опечатывание запасных выходов в Талдомском муниципальном архиве; нарушение ведения журнала регистрации ключей или отсутствие указанного журнала в Климовском, Чеховском муниципальных архивах.

Нарушение требований пожарной безопасности: не оборудование архивохранилища Егорьевского муниципального архива автоматической системой пожаротушения; отсутствие плана эвакуации при пожаре в Луховицком архиве; не обследование органами пожарного надзора Солнечногорского муниципального архива, наличие нераспашных решеток на окнах в Климовском и Серпуховском муниципальных архивах; межкомнатные двери не обеспечивают огнестойкости в пределах не менее 2 часов в Климовском, Серпуховском и Чеховском муниципальных архивах; установка стеллажей на путях эвакуации в Чеховском муниципальном архиве; наличие комбинированных архивных стеллажей не обработанных огнезащитным составом в Егорьевском (700 п.м.), Серпуховском (222 п.м.) и Солнечногорском (45 п.м.) муниципальных архивах и деревянных стеллажей (250 п.м.) в Луховицком муниципальном архиве.

Отсутствует план мероприятий учреждения на случай чрезвычайных ситуаций в Наро-Фоминском муниципальном архиве.

Наличие незакартонированных архивных документов в Егорьевском (30 % незакартонированных архивных документов), Солнечногорском (43 %) архивах; расположение коробок с архивными документами на полу архивохранилища Луховицкого муниципального архива.

Отсутствует нумерация стеллажей, шкафов в архивохранилище Климовского и Луховицкого муниципальных архивов; схема (план) размещения архивных документов в архивохранилище Климовского муниципального архива.

Выявлены нарушения в ведении пофондового и постеллажного топографических указателей в Луховицком, Солнечногорском и Чеховском архиве.

Нарушения в сфере организации учета документов Архивного фонда Московской области и других архивных документов составили 23,4 % нарушений.

Среди них:

- ведение единого учета документов двух архивных учреждений городского округа Климовск, препятствующее объективному учету архивных документов, относящихся к государственной и муниципальной собственности;

- отсутствие приказа директора Наро-Фоминского муниципального архива о назначении ответственных лиц за учет архивных документов;

- ошибки в ведении книги учета поступлений архивных документов в Климовском, Серпуховском, Солнечногорском, Чеховском  муниципальных архивах;

- ошибки в ведении списка фондов (Луховицкий, Серпуховской, Солнечногорский, Чеховский, Талдомский муниципальные архивы);

- ошибки в ведении дел фондов (Реутовский, Серпуховской муниципальные архивы), а также наличие в делах фондов документов неподлежащих включению в них (Луховицкий и Солнечногорский муниципальные архивы);

- ошибки в заполнении листов фондов (Серпуховской муниципальный архив);

- подшивка описей дел, принятых на хранение дел вместе с описями дел, которые еще хранятся в организациях (Луховицкий муниципальный архив) и отсутствие полной экземплярности описей дел в Чеховском муниципальном архиве;

- ошибки в ведении реестра описей (Луховицкий, Солнечногорский, Талдомский муниципальные архивы);

- отсутствие общих итоговых записей в описях дел или арифметические ошибки при их составлении (Солнечногорский, Чеховский муниципальные архивы);

- по итогам проверки наличия и состояния дел в описях дел не ставится отметка о проведенной проверке (Луховицкий муниципальный архив) и не составляются акты и листы проверки в Солнечногорском муниципальном архиве).

По организации комплектования документами Архивного фонда Московской области и другими архивными документами нарушения составляют 19,8 % от общего числа выявленных нарушений.

Нарушены сроки согласования номенклатур дел организаций -  источников комплектования в Луховицком (4 организации), Наро-Фоминском (6 организаций), Солнечногорском (9 организаций), Талдомском (4 организации), Чеховском (11 организаций) архивах.

Нарушены сроки упорядочения дел ряда источников комплектования в Климовском (3 организации), Луховицком (5 организаций), Наро-Фоминском (14 организаций), Серпуховском (14 организаций), Солнечногорском (22 организации), Талдомском (20 организаций), Чеховском (18 организаций) архивах.

Нарушены сроки передачи на хранение в муниципальный архив документов в Климовском (сверх срока хранятся в организациях источниках комплектования 235 ед.хр.), Луховицком (838 ед.хр.), Наро-Фоминском (1516 ед.хр.), Серпуховском (сверх срока хранятся в организациях источниках комплектования 140 ед.хр.), Солнечногорском (3246 ед.хр.), Талдомском (706 ед.хр.), Чеховском (сверх срока хранятся в организациях источниках комплектования 1801 дело) муниципальных архивах.

Талдомским муниципальным архивом не завершена работа по приему на хранение документов негосударственных организаций за государственный период их деятельности (5 организаций).

Без заключения договоров об отношениях и сотрудничестве в Чеховском муниципальном архиве хранятся документы 5 акционерных компаний. Солнечногорским муниципальным архивом не заключены договоры о взаимоотношениях и сотрудничестве с 5 акционерными обществами.

В Климовском муниципальном архиве не заведены карточки работы с организациями – источниками комплектования, наблюдательные дела на 3 организации источники комплектования. Наблюдательные дела не дополнены копиями новых распорядительных документов.

Не проведена паспортизация архивов организаций – источников комплектования на 1 декабря 2011 года в Климовском архиве.

Доля нарушения в вопросах использования архивных документов составляет 5,4 %.

Работники Климовского архивного отдела выдают справки о трудовом стаже граждан, в том числе по документам, хранящимся в муниципальном бюджетном учреждении.

В Наро-Фоминском муниципальном архиве имеются случаи отсутствия архивных шифров в архивных справках, наличие неверных архивных шифров и неточной передачи данных, содержащихся в архивных документах.

В Серпуховском муниципальном архиве имеются нарушения при регистрации запросов, ошибки в написании архивных шифров, ошибки в передаче данных архивных документов.

Не организована в соответствии с требованиями Правил работы  пользователей в читальных залах государственных и муниципальных архивов Российской Федерации работа читальных залов в Климовском, Солнечногорском, Чеховском архивах.

Требуют доработки и приведения их в соответствие с нормами федерального и областного закона об архивном деле и Правилами Положения о муниципальных архивах и Уставы муниципальных бюджетных учреждений в городском округе Климовск, Луховицком, Наро-Фоминском, Серпуховском, Солнечногорском, Талдомском, Чеховском муниципальных районах – 6,3%.

Необходимо внесение изменений в должностные инструкции работников муниципальных архивов в городском округе Климовск, Луховицком, Талдомском, Чеховском муниципальных районах (2,7 % нарушений).

Требуется внесение изменений в административные регламенты предоставления муниципальных услуг в сфере архивного дела в Луховицком, Наро-Фоминском, Серпуховском муниципальных районах (3,6% нарушений).

Имеются и нарушения и в порядке расходования субвенций – 2,7%.

В Луховицком и Талдомском муниципальных архивах отсутствуют работники, содержание которых должно финансироваться из средств бюджета муниципальных районов, для работы с архивными документами, относящимися к муниципальной собственности.

В Серпуховском муниципальном архиве за счет средств субвенций были приобретены кулер и вода бутилированная для кулера, расходы на которые не предусмотрены действующими нормативными правовыми актами, регламентирующими Порядок расходования субвенций.

В 2012 году Главным архивным управлением Московской области проведены проверки уполномоченного органа местного самоуправления в сфере погребения и похоронного дела и муниципальных архивов городских округов Лыткарино и Серпухов. В ходе процессе проверки проверялась организация хранения книг регистрации захоронений (захоронений урн с прахом) и организация учета книг регистрации захоронений (захоронений урн с прахом).

В ходе проверки установлено, что нарушается температурно-влажностный режим хранения книг регистрации захоронений (захоронений урн с прахом).

В целях устранения нарушений в сфере архивного дела, выявленных Главным архивным управлением Московской области, и недопущением указанных нарушений другими муниципальными архивами необходимо:

1. Соблюдение нормативных правовых актов, регламентирующих порядок расходования субвенций:

Порядка расходования субвенций на очередной финансовый год;

Перечня материальных средств, необходимых на осуществление государственных полномочий, утвержденного постановлением Правительства Московской области от 2 июля 2008 года № 521/24;

Ежегодно принимаемого распоряжения Главного архивного управления «Об утверждении Перечня работ и услуг, расходы на которые могут осуществляться за счет средств субвенций из бюджета Московской области».

Тексты всех документов размещены на официальном сайте Главного архивного управления Московской области и доступны для пользования.

2. Неукоснительное следование Указаниям о порядке применения бюджетной классификации Российской Федерации, утвержденным приказом Министерства финансов России от 21.12.2011 № 180н.

3. Строго руководствоваться в работе Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», Законом Московской области от 25.05.2007 № 65/2007-ОЗ «Об архивном деле в Московской области, Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, Регламентом государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации и другими нормативными правовыми актами в сфере архивного дела.

4. Активизировать работу с организациями – источниками комплектования по упорядочению дел и передаче документов на хранение в муниципальные архивы в установленные законодательством сроки.

5. Привести административные регламенты предоставления муниципальных услуг в соответствие с решением Комиссии по проведению административной реформы в Московской области от 22.10.2012 № 13.

Спасибо за внимание.

Заведующий отделом координации и

контроля деятельности архивных учреждений                                 И.Е. Прядеина