2.8. Сведения о результатах проверок

раздел “2.8. Сведения о результатах проверок”

Об итогах комплексных проверок организации архивного дела на территории муниципальных образований МО, проведенных Главархивом Московской области в 2011 году

В соответствии с Положением и Законом Московской области «Об архивном деле в Московской области» Главное архивное управление Московской области вправе осуществлять контрольно-надзорные функции

- за соблюдением законодательством об архивном деле в Российской Федерации на территории Московской области,

- за хранением и формированием архивных документов по регистрации (перерегистрации) захоронений в муниципальных образованиях Московской области;

- за проводимой архивными учреждениями работой по рассекречиванию документов Архивного фонда Московской области в соответствии с законодательством;

за целевым использованием органами местного самоуправления муниципальных районов и городских округов Московской области финансовых средств и материальных ресурсов, предоставленных им для исполнения переданных государственных полномочий.

Начиная с 2006 по 2010 год проверками были охвачены все муниципальные архивы Московской области. В 2006 было проведено 10 комплексных проверок, в 2007 году – 11, в 2008 и 2009 годах – по 13 проверок, в 2010 – 12 комплексных проверок, также в течение 2006 – 2010 годов проведено 37 тематических и 17 контрольных проверок.

С 2011 года впервые мероприятия по контролю Главного управления проводятся по согласованию с Прокуратурой Московской области. Процедура проведения проверки четко определена в федеральном законе от 25 декабря 2008 года № 294-ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля».

Проверки, запланированные на 2011 год, прошли согласование в Прокуратуре Московской области и были включены в сводный план проведения плановых проверок, который размещен на официальном сайте Прокуратуры Московской области.

На 2011 год Главным управлением было запланировано проведение 19 проверок, в том числе 6 администраций муниципальных образований Московской области, 2 проверки были отклонены.

Так муниципальные архивы, за исключением Наро-Фоминского и Климовского архивов, не являются самостоятельными юридическими лицами, то проверка проводится в отношении администрации муниципального образования. Акт поверки и предписание выдается администрации, и она несет ответственность за исправление выявленных нарушений.

В соответствии с действующим законодательством, не позднее, чем за три дня до проведения проверки, проверяемая организация информируется о контрольном мероприятии путем направления факсимильной связью письма о проведении проверки с приложением приказа. Проверки проводятся только на основании приказа начальника Главного управления о проведении мероприятия по контролю с указанием сотрудников, уполномоченных на проведение проверки, целей, задач, предмета проверки и срока ее проведения, правовых оснований проведения проверки, даты начала и окончания проверки.

В 2011 году было проведено 6 проверок администраций муниципальных образований Московской области по контролю за соблюдением законодательства об архивном деле Российской Федерации на территории Московской области: это администрации Волоколамского, Озерского и Ступинского муниципальных районов, городских округов Реутов, Фрязино и Электрогорск.

В первом и втором кварталах 2011 года 4 проверки, и 2 проверки в третьем квартале.

В первом и втором кварталах вместе к акту проверки прилагалась справка о результатах проверки, в которой отражались не только нарушения, но и положительные результаты работы муниципальных архивов. В соответствии с разъяснением Прокуратуры Московской области о сроках составления акта проверки, акт проверки стал составляться в день проведения проверки, поэтому пришлось отказаться от справки.

Показателем результативности проверки является предписание.

Результаты проверок показали следующее:

Администрациям муниципальных образований в Московской области было дано 80 рекомендаций. По результатам проверок выдано 3 предписания Администрациям Волоколамского, Ступинского муниципальных районов и городского округа Реутов.

Наибольшее количество нарушений связано с обеспечением сохранности архивных документов - 27,5%. Среди выявленных нарушений:

1. Большой процент загруженности архивохранилищ в Озерском и Электрогорском муниципальных архивах;

2. Необходимость проведения косметического ремонта помещений архивов в Волоколамском и Ступинском муниципальных районах;

3. Нарушение требований пожарной безопасности: отсутствие автоматической системы пожаротушения, нераспашные решетки на окнах, деревянные межкомнатные двери и полы в архивохранилище № 1 в Волоколамском муниципальном архиве; отсутствие датчиков пожаротушения в архивохранилище № 2, установка стеллажей на путях эвакуации в Реутовском муниципальном архиве; комбинированные межкомнатные двери и недостаток огнетушителей в Озерском муниципальном архиве;

В Озерском муниципальном архиве отсутствует инструкция о порядке осуществления охраны архива.

Не соблюдаются нормы установки стеллажей в архивохранилищах в Ступинском и Реутовском муниципальных архивах и нарушена нумерации шкафов в Озерском муниципальном архиве;

Нарушение норм температурно-влажностного режима хранения архивных документов выявлено в Озерском, Реутовском, Фрязинском, Электрогорском муниципальных архивах.

Отсутствует пофондовый и постеллажный топографические указатели в Электрогорском архиве, не соблюдена их форма в Ступинском архиве.

Нарушение ведения журнала регистрации ключей или отсутствие указанного журнала выявлено в Волоколамском и Реутовском муниципальных архивах.

В сфере организации учета документов Архивного фонда Московской области и других архивных документов - 20 % нарушений.

Среди них:

- отсутствие общих итоговых записей в описях дел или арифметические ошибки при их составлении (Волоколамский, Озерский, Ступинский муниципальные архивы);

- ошибки в ведении обязательных учетных документов в Реутовском и Озерском муниципальных архивах;

- описи не подшиты в твердые обложки, листы заверители к описям не составлены в Электрогорском муниципальном архиве;

- по итогам проверки наличия и состояния дел в описях дел не ставится отметка о проведенной проверке (Волоколамский, Озерский муниципальные архивы).

По организации комплектования документами Архивного фонда Московской области и другими архивными документами нарушения составляют 25 % от общего числа выявленных нарушений.

         Нарушены сроки согласования номенклатур дел организаций источников-комплектования в Волоколамском, Озерском, Ступинском, Электрогорском архивах.

Не завершена работа по упорядочению документов ряда источников комплектования в Волоколамском, Озерском, Реутовском, Фрязинском, Электрогорском архивах.

Нарушены сроки передачи на хранение в муниципальный архив документов в Волоколамском, Ступинском, Электрогорском муниципальных районах. Сверх установленного срока в организациях источниках-комплектования находится на хранении 2846 дел.

Требуют доработки списки организаций источников комплектования Озерского и Реутовского архивов.

Не проведена паспортизация ряда архивов организаций – источников комплектования на 1 декабря 2010 года в Реутовском и Ступинском архивах.

Нарушены сроки представления описей дел постоянного хранения и по личному составу на рассмотрение ЭПК Главного архивного управления Московской области в Ступинском архиве, имеются ошибки в ведении наблюдательных дел в Реутовском архиве.

Доля нарушения в вопросах использования архивных документов составляет 16 %.

Имеются нарушения при регистрации запросов в Озерском и Реутовском архивах.

С нарушением оформляются архивные справки в Озерском, Реутовском и Ступинском архивах.

В Озерском муниципальном архиве архивные копии содержат сведения не только в отношении заявителя, но и других граждан.

В Реутовском архиве исполнители допускают подсчеты заработной платы при подготовке архивных справок, в качестве дополнительной информации к справкам о зарплате приводится ссылка пояснение на недействующий нормативный правовой акт «Основные правила работы архивов Российской Федерации».

Отсутствует читальный зал в Реутовском и Ступинском архивах, в Озерском архиве работа пользователей с архивными документами не оформляется в соответствии с Правилами.

         Во всех поверяемых архивах Положения о муниципальных архивах требуют доработки и приведения их в соответствие с нормами федерального и областного закона об архивном деле и Правилами – 7,5%.

) Имеются и нарушения и в порядке расходования субвенций – 2,5%.

В городском округе Реутов все должности финансируются за счет средств субвенций, в том время как должность эксперта, финансируемая за счет местного бюджета вакантна. В Ступинском муниципальном архиве за счет средств субвенций установлен домофон и приобретен монитор к домофону, что не входит в Перечень материальных средств, необходимых на осуществление государственных полномочий, утвержденный Правительством Московской области.

         По-прежнему недостаточно внимания уделяется вопросам повышения квалификации сотрудников в Реутовском архиве – 1,5%.

         В целях устранения нарушений в сфере архивного дела, выявленных Главным архивным управлением Московской области, и недопущением указанных нарушений другими муниципальными архивами необходимо:

         1. Четкое соблюдение нормативных правовых актов, регламентирующих порядок расходования субвенций:

Порядка расходования субвенций на очередной финансовый год;

Перечня материальных средств, необходимых на осуществление государственных полномочий, утвержденного постановлением Правительства Московской области от 2 июля 2008 года     № 521/24;

Ежегодно принимаемого распоряжения Главного архивного управления «Об утверждении перечня работ и услуг, расходы на которые могут осуществляться  за счет средств субвенций из бюджета Московской области».

Тексты всех документов размещены на официальном сайте Главного архивного управления Московской области и доступны для пользования.  

2. Строго руководствоваться в работе Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», Законом Московской области от 25.05.2007 № 65/2007-ОЗ «Об архивном деле в Московской области, Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, Регламентом государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации и другими нормативными правовыми актами в сфере архивного дела.

3. Активизировать работу по повышению квалификации сотрудников муниципальных архивов. Ежегодно Главным управлением организовывается повышение квалификации работников муниципальных архивов в Московском областном учебном центре «Нахабино». Обучение проходит по программе «Современная организация архивного дела». Разработан план занятий, рассчитанный на 72 ч. По окончании учебного процесса слушателями выдаются удостоверения государственного образца о краткосрочном повышении квалификации. Согласно Порядку расходования субвенций, повышение квалификации и переподготовка кадров может оплачиваться за счет средств субвенций. В 2012 году запланировано два курса по указанной программе.

В заключении отмечу, что согласно письму Прокуратуры Московской области от 19.10.2011 № 7/5-48-2011, органы государственной власти, органы местного самоуправления имеют особый статус органа власти, в связи с чем не относятся к числу юридических лиц, проверки в отношении которых включаются в сводный план проверок. Однако проверки в их отношении должны проводится в соответствии с положениями нормативных правовых актов, регулирующих порядок и сроки их проведения, в том числе Федерального закона № 294-ФЗ.

Таким образом, обязательному согласованию с Прокуратурой  и включению в сводный план проведения плановых проверок юридических лиц и индивидуальных предпринимателей, подлежат только проверки учреждений и организаций Московской области. Проверки в отношении органов государственной власти и органов местного самоуправления включаются в план проверок контрольного органа на планируемый год и не согласовываются с Прокуратурой.

Спасибо за внимание.

Заведующий отделом координации и

контроля деятельности архивных учреждений                             И.Е. Прядеина