2.8. Сведения о результатах проверок

раздел “2.8. Сведения о результатах проверок”

Информация о результатах комплексных проверок организации архивного дела на территории муниципальных образований Московской области, проведенных в 2010 году

В соответствии с полномочиями Главного архивного управления Московской области по контролю за соблюдением законодательства об архивном деле в Российской Федерации на территории Московской области и организации работы по обеспечению сохранности Архивного фонда Московской области, Главным управлением за последние четыре года была проведена 51 комплексная проверка, в том числе 12 – в 2010 году.

Результаты проверок показали следующее:

Организационные и правовые основы деятельности архивов:

Проверки показали, что во всех 12 муниципальных архивах имеется основной комплекс нормативных правовых документов.

Все муниципальные архивы действуют на основании Положений, утвержденных в период с 2008 по 2010 гг. Однако отмечается не достаточная их проработанность.

В положениях о муниципальных архивах используются устаревшие термины «государственная», «негосударственная часть Архивного фонда Московской области», даются ссылки на недействующие нормативные акты, встречаются противоречия с действующим законодательством.

Например, в положении архивного отдела Шаховского муниципального района имеются ссылки на утратившие силу Основы законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах и Положение об Архивном фонде Российской Федерации.

В положении муниципальных архивов городских округов Бронницы, Коломна, Орехово-Зуево, Можайского муниципального района используются устаревшие термины «государственная и негосударственная части Архивного фонда Московской области». Между тем законом Московской области «Об архивном деле в Московской области» деление Архивного фонда Московской области на государственную и негосударственную части не предусмотрено. Эта норма была закреплена в Законе Московской области «Об Архивном фонде Московской области и архивах», который с 2007 года утратил силу.

В положении архивных отделов Егорьевского, Истринского и Шаховского муниципальных районов упомянуто понятие архивного фонда муниципального образования, что противоречит действующему законодательству.

В положениях муниципальных архивов городских округов Бронницы и Орехово-Зуево неправильно указано сокращенное название Главного архивного управления Московской области.

Большинство проверенных муниципальных архивов среди своих полномочий указали контроль за соблюдением законодательства об архивном деле на территории муниципальных образований, согласование номенклатур дел. В соответствии со ст. 16 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» контроль за соблюдением законодательства об архивном деле в Российской Федерации осуществляют федеральные органы государственной власти и органы государственной власти субъектов Российской Федерации. На территории Московской области таким органом является Главное архивное управление Московской области.

Номенклатуры дел организаций источников комплектования согласовывает Экспертно-проверочная комиссия Главного архивного управления Московской области.

В положении Егорьевского муниципального архива указано управление архивным делом на территории муниципального образования и «методическое руководство всеми ведомственными архивами района», что не входит в полномочия органов местного самоуправления.

В положении архива Шаховского муниципального района отсутствует пункт об исполнении государственных полномочий по временному хранению, комплектованию, учету и использованию архивных документов, относящихся к собственности Московской области и временно хранящихся в муниципальных архивах.

Таким образом, по итогам проверки положения 9 муниципальных архивов требовали доработки. Проект положение архивного сектора Управления делами администрации городского округа Пущино на момент проверки находился на согласовании в Главном архивном управлении Московской области. Достаточно грамотно были составлены только положения архивных отделов управления по делопроизводству администрации Клинского муниципального района и управления делами администрации Люберецкого муниципального района.

Использование субвенций:

Неотъемлемой частью комплексных проверок является проверка использования субвенций, предоставленных муниципальным образованиям из бюджета Московской области. С момента наделения органов местного самоуправления государственными полномочиями по хранению, комплектованию, учету и использованию архивных документов, отнесенных к собственности Московской области, и выделения им субвенций прошло три года. Это достаточно длительный период времени, за который можно подвести итог и увидеть первые результаты.

За счет субвенций удалось увеличить штатную численность работников муниципальных архивов.

Основная масса архивов укомплектована полностью и соответствует определенному Главным управлением расчету штатной численности. Вместе с тем, на момент проведения проверок оказались недоукомплектованными следующие муниципальные архивы:

- архивный отдел управления муниципальной службы, кадрового и документационного обеспечения администрации городского округа Звенигород (по расчетам Главархива Московской области необходимая численность работников архива должна составлять 3 человека, их них 2 на обеспечение переданных государственных полномочий. На момент проверки вакантной была должность, финансирующаяся из местного бюджета, таким образом все сотрудники содержались за счет субвенций из бюджета Московской области)

- архивный отдел администрации Истринского муниципального района (по расчетам Главархива Московской области необходимая численность работников архива должна составлять 11 человек, их них 6 на обеспечение переданных государственных полномочий. На момент проверки в архиве работало всего три человека). Все работники архивного отдела содержались за счет субвенций из бюджета Московской области;

- архивный отдел организационного управления администрации Можайского муниципального района (по расчетам Главархива Московской области необходимая численность работников архива должна составлять 9 человек, их них 7 на обеспечение переданных государственных полномочий. На момент проверки вакантными были четыре должности);

- архивное управление Раменского муниципального района (по расчетам Главархива Московской области необходимая численность работников архива должна составлять 15 человек, их них 12 на обеспечение переданных государственных полномочий. На момент проверки вакантными были две должности).

За три года с 2008 по 2010 гг. в органы местного самоуправления Московской области из бюджета Московской области поступили субвенции в размере 400 млн. 246 тыс. руб. За счет выделенных субвенций выплачивалась заработная плата сотрудникам муниципальных архивов, обеспечивающих исполнение государственных полномочий. При этом органы местного самоуправления городского округа Звенигород и Истринского муниципального района, финансируя всех сотрудников только за счет субвенций из бюджета Московской области, не использовали средства муниципального образования на выполнение вопросов местного значения.

Поступившие средства значительно укрепили материально-техническое оснащение архивов. Были приобретены современная офисная мебель, компьютеры, копировально-множительная техника, кондиционеры, лицензионное программное обеспечение, архивные короба для хранения дел, приборы для измерения температуры и влажности и др. За счет субвенций были приобретены и установлены дополнительные стационарные стеллажи в архивохранилищах муниципальных архивов Егорьевского муниципального района, городских округов Коломна и Орехово-Зуево, мобильные стеллажи в архивохранилищах архивного управления Раменского муниципального района. Установили охранно-пожарную сигнализацию муниципальные архивы городских округов Бронницы и Коломна, охранную сигнализацию – архивное управление Раменского района, провели ремонт сигнализации в Клинском и Можайском муниципальных архивах.

Обращаем внимание на то, что при приобретении материальных средств за счет субвенций следует руководствоваться постановлением Правительства Московской области от 02.07.2008 № 521/24 (в ред. Постановления Правительства Московской области от 13.10.2010 №873/47) «Об утверждении Перечня материальных средств, необходимых на осуществление государственных полномочий по временному хранению, комплектованию, учету и использованию архивных документов, относящихся к собственности Московской области и временно хранящихся в муниципальных архивах, органами местного самоуправления муниципальных районов и городских округов Московской области и порядка их использования» (муниципальные архивы городского округа Звенигород, Пущино, Шаховского муниципального района).

По вопросу организации обеспечения сохранности архивных документов:

Требуется выделение нового помещения Люберецкому муниципальному архиву, так как в настоящее время все архивохранилища расположены на техническом этаже здания, что не соответствует Правилам пожарной безопасности в Российской Федерации.

Требует проведения капитального ремонта или выделения нового помещения Коломенскому городскому архиву.

Испытывает дефицит площадей муниципальные архивы городского округа Бронницы (загруженность 85%), Пущино (загруженность 95%), Клинского муниципального района (общая загруженность 98%).

Требуется проведение ремонта в помещениях Бронницкого, Егорьевского, Орехово-Зуевского городского архивов, свободных помещений площадью 124 кв.м. в Истринском архиве, загруженность которого составляет 92%.

Вопрос о нехватке стеллажей стоит в Звенигородском архиве (78 пог. метров), необходимо заменить деревянные полки стеллажей на металлические в помещении № 2 Егорьевского муниципального архива.

Имеются следы протечек в архивохранилищах муниципальных архивов Истринского и Люберецкого муниципальных районов.

Все помещения муниципальных архивов оборудованы пожарной сигнализацией. Однако система автоматического пожаротушения установлена только в двух муниципальных архивах: архивы городского округа Бронницы и Можайского муниципального района.

Сохранность документов во многом зависит от первичных средств хранения. Как показали проверки, большинство дел в архивах хранится в архивных коробах. В связках хранятся документы по личному составу в Звенигородском архиве. 35,4% дел закартонировано в Егорьевском муниципальном архиве, 50% документов - в Можайском, 52% - в Клинском муниципальном архиве.

Не достаточно внимания уделяется поддержанию температурно-влажностного режима. Все архивы снабжены приборами для измерения температуры и относительной влажности воздуха, журналы учета температурно-влажностного режима ведутся во всех архивах (искл. Раменский муниципальный архив). Однако, температурно-влажностный режим хранения документов в архивах Егорьевского, Клинского, Люберецкого муниципальных районов и городских округов Звенигород и Орехово-Зуево не соответствует нормам. Система кондиционирования воздуха, поддерживающая нормативный температурно-влажностный режим в архивохранилищах установлена только в архивохранилищах муниципальных архивов Истринского, Люберецкого (архивохранилища № 1, № 3), Шаховского районов и городского округа Пущино.

Как правило, в проверенных архивах проведена нумерация помещений архива, стеллажей и полок (искл. муниципальный архив городского округа Звенигород, Егорьевского и Раменского муниципальных районов). Но не во всех архивах пронумерованы шкафы стеллажей (городской округ Пущино), шкафы и полки (городской округ Коломна). Не завершена была на момент проверки работа по нумерации шкафов и полок в Люберецком муниципальном архиве. Не во всех архивах составлены карточки постеллажного и по фондового топографических указателей (архивы городских округов Бронницы, Коломна, Егорьеского, Люберцкого, Шаховского муниципальных районов).

В сфере организации учета архивных документов:

Не во всех архивах работа по учету документов организована правильно. Сегодня положительно можно отметить работу по учету только в двух архивах: Бронницком и Орехово-Зуевском.

На момент проверки серьезные ошибки в учете документов были обнаружены в Коломенском и Шаховском муниципальных архивах: не ведется книга поступлений документов.

         В Звенигородском и Шаховском архивах не ведутся листы фондов и реестр описей дел.

В остальных архивах в учете документов были вскрыты отдельные недостатки:

1. Не составлены листы фондов в Егорьевском, Клинском архиве. Имеются ошибки и неточности в заполнении листов фондов в Люберецком и Пущинском архивах.

2. Наблюдаются нарушения при ведении списков фондов, порой они пересоставляются с новыми названиями фондов, что не допускается правилами. Списки фондов не подшиты в твердую обложку, листы в них не пронумерованы.

3. Ряд описей дел подшиты в одну папку (Можайский и Люберецкий архивы).

4. Отсутствует ряд дел фондов в Коломенском архиве. В дела фондов помещены документы, не подлежащие включению (Можайский, Пущинский, Раменский архивы). Не составлены внутренние описи и листы заверители к делам фондов (Егорьевский, Пущинский архивы).

В программный комплекс «Архивный фонд» (4.0) внесена информация по всем, находящимся на хранении фондам и описям (искл. Звенигородский архив). Особенно хочется отметить работу с программным комплексом «Архивный фонд» Истринского, Люберецкого, Пущинского и Шаховского архивов. В данных архивах в базу данных «Архивный фонд» внесена не только информация по всем фондам, но и по описям, историческим справкам, аннотация документов. Проводится работа по внесению топографии.

Проверка наличия

Тесным образом с учетом связана проверка наличия и состояния архивных документов, которая проводится в архиве в плановом порядке (1 раз в 10 лет). По всем требованиям архивного дела проводится проверка наличия в Раменском, Орехово-Зуевском архиве. Активно проводится работа по проверке наличия Бронницком (9 %), Клинском (9%), Можайском (26%) архивах.

В конце описей дел не делается запись о проведении проверки в Егорьевском, Истринском, Клинском, Коломенском, Можайском, Шаховском архивах.

Только в Бронницком, Орехово-Зуевском, Раменском, Пущинском архивах проводится опечатывание коробок с малоиспользуемыми фондами, тем самым, исключая их из цикла проверки.

Проверки показали, что в основной массе архивов соблюдается цикличность проверки наличия и состояния архивных документов. Так в проверенных архивах находится на хранении 555392 ед.хр. В течение 2009 года была проведена проверка 51015 ед.хр., что составляет 9%, что почти соответствует правилам.

Основным недостатком в данной работе является отсутствие картотеки физического состояния документов. Только в Истринском и Люберецком архивах ведутся журналы физического состояния документов, в которые по результатам проверки вносятся записи о делах, находящихся в плохом физическом состоянии.

Организация работы архива по обеспечению хранения и формирования  книг регистрации захоронений 

Согласно положению о Главном архивном управлении Московской области  к полномочиям Главного управления относится осуществление контроля за хранением и формированием архивных документов по регистрации (перерегистрации) захоронений в муниципальных образованиях Московской области. По данному направлению работы была проведена следующая работа:

Описи на книги регистрации захоронений, представленные Бронницким, Звенигородским, Пущинским архивами были утверждены. В Бронницком архиве проделана значительная работа с книгами регистрации захоронений: вне плана были утверждены описи дел постоянного хранения (книги регистрации захоронений) за 1990 – 2008 гг. в количестве 10 ед.хр.

На хранение были переданы по утвержденным описям книги регистрации захоронений в Звенигородский, Пущинский архивы. В Егорьевском архиве проводится работа по архивной обработке и составлению научно-справочного аппарата к описи книг регистрации захоронений, переданных в архив в неупорядоченном состоянии. В Люберецком муниципальном архиве проводится работа по составлению исторической справки к описи книг регистрации захоронений, так как опись была возвращена на доработку. Готовится к представлению на рассмотрение ЭПК Главархива Московской области опись книг регистрации захоронений МУП «Орехово-Зуевский специализированный комбинат».

Описи книг регистрации захоронений не представлялись на рассмотрение ЭПК Главного архивного управления и не передавались на хранение в муниципальный архив в Клинском, Раменском районах, городском округе Коломна.

В целом необходимо активизировать работу по упорядочению и приему на хранение книг регистрации захоронений.

Взаимодействие муниципальных архивов с источниками комплектования:

Наблюдательные дела заведены на все организации – источники комплектования. Карточки учета работы с организациями ведутся в Бронницком, Звенигородском, Истринском, Люберцком, Пущинском, Раменском архивах. В Егорьевском, Коломенском, Шаховском архивах карточки учета работы с организациями ведутся в электронном виде. Не ведутся карточки учета работы с организациями в Клинском и Орехово-Зуевском архивах.

В Бронницком, Коломенском, Клинском, Люберцком, Раменском, Шаховском архивах установлена программа «Учреждения – источники комплектования».

Во всех проверенных архивах имеются списки источников комплектования, которые насчитывают 372 организации. На момент проверки на согласовании ЭПК Главного архивного управления Московской области находился уточненный список источников комплектования Клинского муниципального архива, список Егорьевского, Можайского и Пущинского архива были отданы на доработку. Процент упорядоченных документов колеблется от 29% в Клину до 80% (Бронницы) – 85% (Звенигород).

В организациях источников комплектования муниципальных архивов сверх срока хранится 9897 ед.хр. Наибольшее количество дел хранится в организациях муниципальных образований: Клинском 942 ед.хр. (16%), Люберецком 2316 ед.хр. (20,3%), Раменском 2751 дело, Истринском 2888 ед.хр. (31%) муниципальных районах. Благополучно обстоят дела со своевременным приемом документов в Коломенском (1%), Звенигородском (7,6%), Шаховском (8%) и Можайском (8%) архивах. Сверх срока дела не хранятся в организациях в Бронницах, Орехово-Зуево.

Прием документов организаций осуществляется в соответствии с Графиками комплектования и утверждения описей на ЭПК Главного управления, утвержденными постановлениями глав.

Активно проводится работа по согласованию номенклатур дел на ЭПК Главного архивного управления Московской области. В этом направлении хотелось бы отметить Пущинский архив, в котором согласовано около 90% номенклатур дел. Необходимо обратить внимание на данный вид работы в Бронницком архиве (58%), Коломна 44%, Клин 51%, Орехово-Зуево – 52%, Истра – 38%, Люберцы 49%.

В сфере организации использования архивных документов

Организация использования документов самый благополучный участок работы муниципальных архивов.

В целях упорядочения и приведения в соответствие с требованиями действующего законодательства работы по исполнению запросов граждан и организаций, в 2009 г. разработан и введен в действие «Административный регламент по исполнению архивным отделом управления делами Администрации Люберецкого муниципального района муниципальной функции по исполнению запросов граждан и организаций, который размещен в сети Интернет на сайте администрации Люберецкого муниципального района. Подобный же регламент был разработан и утвержден в Раменском муниципальном районе.

По-прежнему, основной формой использования архивных документов является исполнение запросов физических и юридических лиц. Регистрацию поступающих заявлений в электронной форме ведут в Люберецком, Коломенском архиве.

Регистрация входящих запросов не ведется в Клинском, Можайском муниципальных архивах. В Шаховском муниципальном архиве не регистрируются обращения, поступившие при личном приеме и не ведется журнал регистрации выданных архивных справок, выписок и копий.

За 2009 год 12 проверенных архивов выдали более 68 тысяч справок. Тематические и справки социально-правового характера выдаются своевременно. Процент исполненных запросов с положительным результатом за 2009 год во всех архивах составляет более 90%,что говорит о хорошей сохранности документов и квалифицированной работе сотрудников муниципальных архивов. Наибольшее количество справок было исполнено Раменским (17192 справки), Клинским (10010 справок), Можайским (8957 справок), Истринским (6669 справок) архивами.

Замечаний при оформлении справок практически нет. Если допускались отдельные ошибки, на которые члены комиссии обращали внимание сотрудников муниципальных архивов, то они незначительны и на них не будем. Допускаются небольшие ошибки при указании архивных шифров.

В Клинском муниципальном архиве в соответствии с решением Совета депутатов Клинского района от 05.07.2000 часть поступивших запросов исполняется за плату. В данное постановление необходимо внести изменения, предусмотрев бесплатное исполнение запросов, связанных с социальной защитой граждан, без установления ограничительного периода в 5 лет.

В муниципальных архивах организована работа пользователей с документами. Особенно в этом направлении хочется отметить Бронницкий, Люберецкий архивы, в которых ведутся книги посещений архива пользователями, журналы выдачи дел из хранилища пользователям, заведены личные дела пользователей.

Основным недостатком в использовании документы является слабое использование архивных  документов в средствах массовой информации.

В 2010 году в связи с празднованием 65-летия Победы в Великой Отечественной войне 1941 – 1945 гг. работа в данном направлении активизировалась. По данному вопросу было проведено заседание коллегии, поэтому на нем акцентировать внимание не будем.

В завершении хотелось бы отметить положительный опыт в сфере использования документов Истринского, Люберецкого, Можайского и Раменского муниципальных архивов.

В Истринском муниципальном архиве была проведена большая работа по сканированию постановлений и распоряжений Главы Истринского района и руководителей администрации г. Дедовск и сельских округов, договоров бессрочного пользования недвижимостью. Все электронные образы этих документов сформированы в папки. Таким образом, создан электронный фонд пользования документов, который не только позволяет в оперативные сроки исполнять запросы граждан, но и обеспечивает сохранность архивных документов.

Постановлением Главы Можайского муниципального района от 25 июня 2008 г. «О создании электронных архивов в администрации Можайского муниципального района» утвержден план мероприятий, в соответствии с которым работникам архивного отдела в 2008 – 2009 гг. создана база данных с присоединением электронных образов документов на постановления и распоряжения с 2001 по 2008 год на основе программного продукта «1С Предприятие». В этой программе регистрируются исполненные запросы и из нее распечатывается журнал регистрации исполнения запросов социально-правового характера, а также отчеты об исполнении запросов по фондам.

Интенсивно используют возможности сети Интернет Люберецкий и Раменский муниципальные архивы.

На официальном портале Люберецкого муниципального района в сети Интернет имеется страница архивного отдела. На странице размещены информация об архивном отделе (график работы, схема проезда, телефоны), новости отдела (информация о новых поступлениях документов на хранение), нормативные документы (положение об отделе, положение о экспертной комиссии, административный регламент о исполнении архивным отделом Управления делами администрации Люберецкого муниципального района муниципальной функции по исполнению запросов граждан и организаций), список фондов, информация по использованию документов, сведения о государственных архивах Московской области и ряда федеральных и муниципальных архивах, информация по истории архивного дела в России.

На портале Раменского муниципального района информация об архивном управлении (график работы, схемы проезда, телефоны), список фондов. Ежегодно на странице архивного управления публикуется до 20 материалов по истории создания архивной службы, истории Раменского района и др., проводится публикация архивных материалов.

Заведующий отделом координации и

контроля деятельности архивных учреждений                             И.Е. Прядеина