2.8. Сведения о результатах проверок

раздел “2.8. Сведения о результатах проверок”

Об итогах комплексных проверок организации архивного дела на территории муниципальных образований Московской области, проведенных в 2009 году

Одной из основных полномочий Главного архивного управления Московской области является контроль за соблюдением законодательства об архивном деле и обеспечение сохранности Архивного фонда  Российской Федерации на территории Московской области.  С этой целью Главным управлением за последние три года было проведено 39 комплексных проверок, в том числе  13 комплексных проверок в 2009 году.

Организационные и правовые основы деятельности

Проверки показали, что во всех 13 муниципальных архивах имеется основной комплекс нормативных правовых документов. Разработаны и действуют положения о муниципальных архивах, должностные инструкции работников, номенклатуры дел. Основная масса положений была переработана в 2004-2009 годах. Однако отмечается недостаточная их проработанность. В положениях о муниципальных архивах зачастую встречаются устаревшие понятия, даются ссылки на недействующие нормативные акты, встречаются  противоречия с  действующим законодательством.

Так, на территории Балашихинского муниципального района действует «Положение о муниципальном архивном фонде Балашихинского района», утвержденное Главой района в 1998 году. В Положении Красногорского  муниципального архива также упомянут Архивный фонд Красногорского муниципального района. Вместе с тем, действующие нормативные правовые акты в сфере архивного дела не содержат определения «Архивный фонд муниципального образования» (пп.7, 8 ст.3, ст. 5 Закона Российской Федерации от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», ст.3 Закона Московской области № 65/2007-ОЗ "Об архивном деле в Московской области»).

Несмотря на то, что Закон Московской области «Об Архивном фонде и архивах» был отменен в 2007 году Законом Московской области «Об архивном деле в Московской области». Несмотря на это, Закон «Об Архивном фонде и архивах» упомянут в  положениях муниципальных архивов городских округов Дзержинский, Лосино-Петровск, Серпухов, Черноголовка,  согласованных уже после 2007 года.

В положениях используются устаревшие термины «государственная», «негосударственная часть Архивного фонда Московской области». Законом Московской области «Об архивном деле в Московской области» деление Архивного фонда Московской области на государственную и негосударственную части не предусмотрено. Эта норма была закреплена в Законе Московской области «Об Архивном фонде Московской области и архивах», который также в настоящее время утратил силу.

В Положениях, утвержденных в 2009 году Красноармейским и Коломенским муниципальными  архивами неправильно указано название Главного архивного управления Московской  области.

В ряде положений отсутствует  пункт о выполнение государственных полномочий.  

Большинство проверенных муниципальных архивов среди своих функций указали контроль за соблюдением законодательства, согласование номенклатур дел. Вместе с тем, эти полномочия в силу требований ст. 16 Закона Российской Федерации от 22.10.2004      № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» осуществляют уполномоченные органы исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела, т.е.  Главное архивное управление Московской области.

Таким образом, положения 12 муниципальных архивов требовали доработки. Достаточно грамотно было составлено только положение  Рошальского муниципального архива.

Использование субвенций

Неотъемлемой частью проверок является проверки использования субвенций, предоставленных муниципальным образованиям из бюджета Московской области. С момента наделения органов местного самоуправления государственными полномочиями  по хранению, комплектованию, учету и использованию архивных документов, отнесенных к собственности Московской области, и выделения им субвенций  прошло два года. Это достаточно длительный период времени, за который можно подвести итоги и  увидеть первые результаты.

За счет субвенций удалось увеличить штатную численность работников муниципальных архивов в Балашихинском, Коломенском, Красногорском Рошальском, Серпуховском и Щелковском муниципальных образованиях Московской области. Основная масса архивов укомплектована полностью и соответствует определенному Главным управлением расчету штатной численности.

Вместе с тем,  на момент проверки остались недоукомплектованы:

- Балашихинский архив, по расчетам Главархива Московской области численность архива должна составлять 7 человек, из них 6 - на госполномочия. На момент проверки архив насчитывал 4 человека. Все должности финансировались из бюджета Московской области;

- Рошальский архив вакансия на момент проверки составляла 3 человека, в настоящее время архив полностью укомплектован;

- Красногорский архив    по расчетам управления численность архива должна составлять  9 человек, из них 7 - на госполномочия. На момент проверки в архиве работало 3 человека;

-Серебряно-Прудский и Химкинский муниципальные архивы недоукомплектованы по одной штатной единицы.

За два года в органы местного самоуправления   поступили субвенции  в сумме 49 млн. 700 тыс. рублей. Поступающие средства позволили значительно укрепить материально-техническую базу архивов.

За последние два года построено и введено в эксплуатацию новое  кирпичное двухэтажное здание площадью 450 кв.м.  Коломенскому муниципальному архиву. Архивохранилища оборудованы металлическими стеллажами, охранно-пожарной сигнализацией.

Ведется монтаж помещения нового архива в Щелковском муниципальном районе, выделены дополнительные помещения под архивы в городских округах Балашиха,  Дзержинск и Серпухов, общей площадью 280 кв.м.

Проведена капитальная реконструкция и ремонт вновь выделенных помещений муниципальных архивов  городских округов Рошаль и Серпухов.

Установили новую охранно-пожарную сигнализацию Коломенский, Красногорский, Красноармейский архивы, произвели ремонт ОПС  Черноголовский,  Щелковский архивы.

Приобрели дополнительные стеллажи Балашихинский, Дзержинский, Красногорский, Рошальский, Серебряно–Прудский, Серпуховской, Черноголовский архивы.

Какие же недостатки в вопросах обеспечения сохранности документов и  рекомендации были высказаны комиссией Главного управления по хранению документов Архивного фонда Московской области.

Требует проведения ремонта помещения Красноармейского  муниципального архива. В настоящее время архив размещается в цоколе  жилого дома. Стены архивохранилищ в отдельных местах покрыты  грибком, который пока не перешел на документы.

Испытывают  дефицит площадей муниципальный архив  Серпуховского городского округа и Химкинского муниципального района.

Не выполняются требования по охранно-пожарной безопасности в  Балашихинском (нет охранной сигнализации), Серпуховском, Лосино-Петровском,  Химкинском и Щелковском (не работает пожарная сигнализация) архивах.

 Требуют косметического ремонта помещения Серебряно-Прудского и Химкинского архивов, замены открытой  проводки в архиве городского округа Протвино.

Сохранность документов связана, не только с условиями хранения, но и с  первичными средствами  хранения. Как показали проверки,  50 % дел в архивах  хранятся в связках, что приводит к физическому повреждению не только обложек, но и самих документов. Из проверенных архивов 90-100 % картонирования документов имеют 7 архивов: Балашихинский, Рошальский, Серпуховской, Химкинский, Электрогорский. Документы хранятся только в связках в Щелковском архиве.

Еще мало уделяется внимания поддержанию оптимального температурно-влажностного режима. В архивах отсутствуют системы кондиционирования воздуха, поддерживающий нормативный температурно-влажностный режим.  Все архивы (кроме Электрогорского) снабжены приборами для измерения температурно-влажностного режима и  не ведутся  журналы учета.

Как правило, в проверенных архивах проведена нумерация помещений архива, стеллажей и полок, но отсутствуют карточки пофондового топографического указателя. И объясняется это, прежде всего тем, что ранее топографические указатели в районных и городских архивах проставлялись на фондовых карточках, которые упразднены «Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук».

  В  сфере организация учета архивных документов не во всех архивах эта работа организована правильно. Сегодня положительно можно отметить работу по учету только в 4-х  архивах: Красногорском,  Протвинском, Рошальском и Щелковском муниципальных архивах.  На момент проверки на  низком уровне находится учет документов  в Балашихинском, Дзержинском, Красноармейском, Химкинском и Электростальском муниципальных архивах. В остальных архивах в учете документов были  вскрыты  отдельные недостатки:

1.      Выборочная проверка описей дел показала, что не все описи снабжены  сводными  итоговыми записями, которые являются первичным учетным документом. Они отражают в себе: точное количество принятых на хранения дел, все допущенные в описи технические ошибки. Объемы ед. хр. указанные в сводных итоговых записях описей  дел полностью должны соответствовать объемам дел в  других учетных документах. Таким образом, без точно выверенной итоговой записи к описи нельзя говорить о правильном учете документов в целом.

2.      Наблюдаются нарушения при ведении списков фондов, порой они пересоставляются с новыми названиями фондов, что не допускается правилами работ.

3.      Не составлены листы фондов и реестры описей дел.

4.      В одной папке ведутся вместе дела фондов, описи дел и наблюдательные дела и т.д.

В архивах Подмосковья проводится  работа по созданию системы автоматизированного государственного учета. Она началась в конце 90-х годов с внедрения программного комплекса «Архивный фонд». Однако, несмотря на столь длительный период времени с момента начала работ  не все муниципальные архивы ввели информацию хотя бы по фондам.

Так в Балашихинском архиве на момент проверки было введено 7 фондов из 253 фондов, что составляет 2,7% , в Лосино-Петровске введено 17,8%, не приступали к вводу информации в программу «Архивный фонд» Химкинский и  Электрогорский архивы. Если раньше объяснялось все отсутствием достаточного количества компьютерной техники, недостатком кадров, то теперь выделенные субвенции позволили увеличить штатную численность муниципальных архивов и в архивах появились специалисты владеющие компьютером.  Таким образом, созданы все предпосылки к созданию системы автоматизированного государственного учета Архивного фонда  Московской области. Исходя из этого,  в рекомендациях на 2009 год Главархивом было предложено завершить введение информации по фондам и описям.

Тесным образом с учетом связана  проверка наличия и состояния архивных документов, которая  проводится в архивах в плановом порядке (1 раз в 10 лет). Наибольшее внимание данному вопросу уделяет Рошальский архив, в котором разработан «График проведения проверки фондов государственной и муниципальной собственности» (2702 ед.хр.). По всем требованиям архивного дела проводится работа по проверке наличия в Красногорском архиве. Активно проводится работа по проверке наличия в Серпуховском,  Протвинском и Химкинском архивах.

По результатом проверки не составляются необходимые документы в Красноармейском и Серебряно-Прудском архивах. Только в одном Коломенском районом архиве проводится опечатывание коробок, документы которых не используются в практике работы архива.

Проверки 2009 года показали, что в основной массе архивов нарушается цикличность проверки наличия документов. Так в 13 проверенных архивах хранится 358 тыс. ед.хр. В течение 2008 года была проведена проверка 12840  ед.хр., что составляет 3,5%, это более чем в два раза меньше чем предусмотрено правилами. Основным недостатком в данной работе является отсутствие во всех архивах картотеки физического состояния документов.

В вопросах контроля за архивами учреждений, организаций и предприятий, расположенных на территории муниципального образования

Проверка данного участка работ вызывает наибольшие трудности у сотрудников Главного архивного управления Московской области. Объясняется это тем, что в архивах отсутствуют карточки по работе с организациями или какие-либо вспомогательные таблицы, содержащие информацию о наличии ответственных за архив, инструкций, положений об ЭК и архивах, о согласовании номенклатур дел, за какие годы обработаны документы и т.д.

Не всегда своевременно пополняются наблюдательные дела. Не составляются акты или справки  по проверке организаций, расположенных на территории городского округа, муниципального района.  Не достаточно уделяется внимание паспортизации архивов организаций и т.д.

Во всех проверенных архивах имеются списки источников комплектования, которые насчитывают 271 организацию и хранят более 41 тысячи дел. Процент приведения в порядок документов колеблется  от  21 %  (Черноголовкий и Электрогорский архив)  до  83 % в Красногорском архиве.

В организациях муниципальных образований сверх установленного срока хранится 6433 дела, что составляет 15,6 процента от хранящихся документов. Наибольшее количество дел хранится в муниципальных образованиях: Щелковского муниципального района 1716 дел (20%) и Коломенского муниципальный района 994 дела (40%). В 2008г. Коломенский архив получил новое  помещение, и документы будут приняты на хранение, ведется строительство и под архив в Щелковском районе.  Благополучно обстоят дела со своевременным приемом документов в Балашихинский  (2,7%), Красногорский (1%),  Протвинский (6%) и Дзержинский  муниципальные архивы.

 Прием документов организаций осуществляется в соответствии с Графиками комплектования и утверждения описей на ЭПК Главного архивного управления, утвержденными постановлениями  глав.

Активно проводиться работа по согласованию номенклатур дел с ЭПК Главного архивного управления Московской области. В этом направлении хотелось отметить Протвинский и Рошальский муниципальные образования, согласование номенклатур дел здесь более 80% . Необходимо обратить внимание на данный вид работы Серпуховскому, Дзержинскому, Коломенскому, Серебряно-Прудскому, Химкинскому Щелковскому архивам

В сфере организации использования архивных документов

Организация использования документов самый благополучный участок работы муниципальных архивов. За 2009 год 13 проверенных архивов выдали  около 40 тысяч справок. Тематические справки и справки социально-правового характера выдаются своевременно. Процент справок с положительным результатом во всех архивах составляет более  90% , что говорит о хорошей сохранности документов и мастерстве архивистов. Наибольшее количество справок исполнено Щелковским архивом (8068 справок) Коломенским (5406), Красногорским (5030), Серебряно-Прудским (4620), Балашихинским (4123), Серпуховским (3342) архивами

Замечаний при оформлении справок практически нет. Если допускаются отдельные ошибки, на которые члены комиссии обращали  внимание  сотрудников архива. Они незначительны и останавливаться на них не будем.

Основным недостатком в использовании документов является  слабое их использование в средствах массовой информации: выставки, статьи, радио и телепередачи. На это необходимо обратить внимание в связи юбилейной датой  65 –летием  Победы в Великой Отечественной войне.

Заведующая отделом координации

и контроля деятельности архивных учреждений                                           Г.В. Бороздина