2.8. Сведения о результатах проверок

раздел “2.8. Сведения о результатах проверок”

Информация о результатах проверок, проведенных Главархивом Московской области в 2008 года.

В 2008 году комиссией Главного архивного управления Московской области  было осуществлено 32 проверки, в том числе  13 комплексных проверок.

В проверенных муниципальных архивах имеется основной комплекс нормативных правовых документов. Разработаны и действуют положения о муниципальных архивах, должностные инструкции работников, номенклатуры дел.

Вместе с тем отмечается недостаточная проработанность положений о муниципальных архивах, которые, зачастую, оперируют устаревшим понятийным аппаратом, ссылками на недействующие нормативные акты, содержат положения, противоречащие действующему законодательству.

В положении о Зарайском муниципальном архиве, уставе Волоколамского муниципального архива упомянут Архивный фонд муниципального района. Вместе с тем, действующие нормативные правовые акты в сфере архивного дела не содержат определения «Архивный фонд муниципального образования» (пп.7, 8 ст.3, ст. 5 Закона Российской Федерации от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», ст.3 Закона Московской области № 65/2007-ОЗ "Об архивном деле в Московской области»).

Положение об архиве администрации городского поселения Запрудня Талдомского муниципального района неправомерно относит документы администрации городского поселения Запрудня Талдомского муниципального района к государственной собственности и к государственной части Архивного фонда Российской Федерации. В соответствии с п.17) ст.14 Федерального закона от 06.10.2003 № 131-ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации» к вопросам местного значения поселения относится «формирование архивных фондов поселения». Документы городского поселения Запрудня Талдомского муниципального района относятся к муниципальной собственности и подлежат хранению в муниципальном архиве Талдомского муниципального района.

В положениях о Каширском муниципальном архиве, об архиве администрации городского поселения Запрудня Талдомского муниципального района используется термин «негосударственная часть Архивного фонда Московской области». Законом Московской области «Об архивном деле в Московской области» деление Архивного фонда Московской области на государственную и негосударственную части не предусмотрено. Эта норма была закреплена в «Положении об Архивном фонде Российской Федерации», утвержденном Указом Президента Российской Федерации от 17.03.1994 N 552 и отмененном Указом Президента Российской Федерации от 26.01.2007 № 68, а также в Законе Московской области «Об Архивном фонде Московской области и архивах», который также в настоящее время утратил силу.

Большинство проверенных муниципальных архивов среди своих функций указали контроль за соблюдением законодательства. Вместе с тем, эти полномочия в силу требований ст. 16 Закона Российской Федерации от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» осуществляют федеральные органы государственной власти, в том числе специально уполномоченный Правительством Российской Федерации федеральный орган исполнительной власти, органы государственной власти субъектов Российской Федерации, в том числе уполномоченные органы исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела, в пределах своей компетенции.

В положениях об архивах Зарайского, Лотошинского, Одинцовского, Павлово-Посадского имеются ссылки на недействующие нормативные правовые акты.

Во всех проверенных муниципальных архивах Московской области удалось существенно увеличить штатную численность работников за счет субвенций бюджета Московской области на осуществление работ с документами, отнесенными к собственности Московской области и хранящимися в муниципальном архиве. В Волоколамском, Зарайском, Талдомском районах штатная численность архивов укомплектован полностью и соответствует определенному Главным управлением расчету штатной численности.

Вместе с тем в Дубненском, Лотошинском, Павлово-Посадском, Солнечногорском, Серпуховском районном, Рузском муниципальных архивах вакантными на момент проведения проверок оставались от 1 до 2 штатных единиц, а Чеховском муниципальном архиве – 4 единицы.

В Одинцовском муниципальном районе штатная численность отдела - 7 единиц. В соответствии с расчетом Главного управления на осуществление работ с документами, отнесенными к собственности Московской области и хранящимися в Одинцовском муниципальном архиве, необходимо 16 единиц, в том числе: 2 штатные единицы на обеспечение полномочий по формированию и содержанию муниципальных архивных документов.

Поступающие в муниципальные образования субвенции бюджета Московской области на осуществление работ с документами, отнесенными к собственности Московской области и хранящимися в муниципальном архиве, позволили значительно укрепить материально-техническую базу архивов

Результаты проверок показали, что в последние годы  были достигнуты определенные успехи в хранении архивных документов.

Выделенное новое помещение Павлово-Посадскому муниципальному архиву оборудовано передвижными стеллажами, системой климат контроль. Получил дополнительное помещение Чеховский архив,  на ремонт  которого из местного бюджета было выделено более 500 тыс. рублей. Смонтирована пожарная сигнализация  в Талдомском архиве, проведен ремонт охранной сигнализации в Лотошинском и Солнечногорском архивах. Установлены  металлические стеллажи в Солнечногорском, чеховском  

архивах; проведена  заменена оконных блоков на стеклопакеты в Дубненском, Лотошинском и Солнечногорском архивах.

Если в прежние годы  архивы финансировались, как правило, по остаточному принципу, то в настоящее время оснащение архивов осуществляется не только из местных бюджетов, но и из субвенций, выделенных Московской областью, а также привлекаются спонсорские средства.  Так в Лотошинском архиве на окнах были установлены стеклопакеты и заменена вся сантехника за счет спонсоров. Увеличение финансирования бесспорно сказывается и на улучшении материально-технического оснащения муниципальных архивов.

Вместе с тем, комиссия Главного управления вскрыла ряд недостатков в вопросах обеспечения сохранности  документов. Требует незамедлительного выделения нового помещения Зарайский  муниципальный архив. В настоящее время архив размещается в цоколе  здания 1910 года постройки. Помещение сырое,  на момент проверки влажность воздуха составляла 70 - 87 %. Стены всех архивохранилищ покрыты  грибком, который обнаружен, к сожалению и на документах. Отсутствует охранно-пожарная сигнализация.

3 архива: Каширский, Одинцовский, Солнечногорский имеют 100% загруженности архивохранилищ. Вопрос о выделении помещений для Каширского и Одинцовского архивов ставился на совещаниях, проведенных Заместителем Председателем Правительства Московской области В.В. Громовым еще в 2006 году. Однако до сих пор остался не решенным.

Испытывают  дефицит площадей архивы Волоколамского, Рузского Сергиево-Посадского, Серпуховского муниципальных районов. Загруженность их архивохранилищ составляет более 90%. Архивным управлением поставлен вопрос перед руководством администраций о необходимости выделения дополнительных площадей.

В ряде архивов не выполняются требования по охранно-пожарной безопасности. Отсутствует охранная сигнализация в Зарайском, Талдомском и Солнечногорском архивах (одно архивохранилище). Несмотря на неблагополучное состояние охранного режима, в проверенных муниципальных архивах не назначены ответственные лица за охранный режим, отсутствуют инструкции об охранном режиме архива и журналы регистрации ключей, на что Главное управление при проверках обращает  самое пристальное внимание.

Пожарная сигнализация не установлена в Зарайском, Лотошинском, Одинцовском и Солнечногорском архивах.

Сохранность документов связана, не только с условиями хранения, но первичными средствами  хранения. Как показали проверки,  50 % дел в архивах  хранятся в связках, что приводит к физическому повреждению не только обложек, но и самих документов. Из проверенных архивов 90-100 % картонирования документов имеют 4 архива Дубненский, Лотошинский, Павлово-Посадский и Рузский архивы. Документы хранятся только в связках в Зарайском, Талдомском и Солнечногорском архивах.

Еще мало уделяется внимания поддержанию оптимального температурно-влажностного режима (кроме Павлово-Посадского архива). В архивах отсутствуют системы кондиционирования воздуха, поддерживающий нормативный температурно-влажностный режим, а также приборы для измерения влажности воздуха, не ведутся  журналы учета (только 3 архива из 13 проверенных имели журнал). Без учета температурно-влажностного режима, оборудования систем кондиционирования,  трудно говорить о создании оптимальных условий для  содержания документов.

В месте с тем  не были использованы субвенции  на материально-техническое обеспечение средства в Зарайском, Одинцовском и Серпуховском муниципальных районах

Как правило, в проверенных архивах проведена нумерация помещений архива, стеллажей и полок, но отсутствуют карточки пофондового топографического указателя. И объясняется это, прежде всего тем, что ранее топографические указатели в районных и городских архивах проставлялись на фондовых карточках, которые упразднены «Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук».

  в  сфере организация учета архивных документов

Выход в свет новых правил и первые проверки муниципальных архивов, проведенные Главным управлением в 2006 году, показали необходимость совершенствования учета принятых на хранение документов.

Поэтому отделом контроля и координации архивных учреждений  в 2007 году  были разработаны  «Рекомендации по составлению списка фондов» и «Памятка по заполнению листа и  карточки фондов». В здании Главного управления  по данному вопросу проведено два практических занятия с сотрудниками ответственными за учет. На занятиях по повышению квалификации в Московском областном учебном центре «Нахабино» были прочитаны лекции  заведующим архивами по вопросу учета, в том числе с привлечением сотрудников Росархива.

Бесспорно, принятые меры дали свои положительные результаты и как, показали проверки 2008 года, наметились определенные сдвиги в наведении порядка в учетных документах. Сегодня положительно можно отметить работу по учету только в 4-х  архивах: Волоколамском, Дубненском,  Рузском, Серпуховском муниципальных архивах.   На крайне низком уровне находится учет документов  в Одинцовском муниципальном архиве.

В остальных архивах в учете документов вскрыт ряд недостатков:

1. выборочная проверка описей дел показала, что не все описи снабжены  сводными  итоговыми записями, которые являются первичным учетным документом. Они отражают в себе: точное количество принятых на хранения дел, все допущенные в описи технические ошибки. Объемы ед. хр. указанные в сводных итоговых записях описей  дел полностью должны соответствовать объемам дел в  других учетных документах. Таким образом, без точно выверенной итоговой записи к описи нельзя говорить о правильном учете документов в целом.

2. Зачастую изменения в сводную итоговую запись вносятся без составления соответствующих актов, предусмотренных Правилами.

3. Наблюдаются нарушения при ведении списков фондов, порой они пересоставляются с новыми названиями фондов. Например, Советы народных депутатов переименовываются в администрации, что не допускается правилами работ.

4. Отрицательно сказывается на учете документов несвоевременность внесения изменений в учетные документы. Например, начальник архивного отдела Лотошинского района вносит изменения в учетные документы в конце года. Поэтому на момент проверки в учетных документах не было не одной записи о прием дел в 2008 году.

В архивах Подмосковья проводится  работа по созданию системы автоматизированного государственного учета. Она началась в конце 90-х годов с внедрения программного комплекса «Архивный фонд». Однако, несмотря на столь длительный период времени с момента начала работ муниципальными архивами сделано не много. Так из 13 проверенных архивов  только 5 архивов (Волоколамский, Дубненский, Каширский, Лотошинский и Рузский архивы) полностью ввели информацию по фондам и описям. Приступили к вводу данных Серпуховской и Чеховский районные архивы. 6 архивов работу не проводили (Зарайский, Талдомский, Одинцовский, Павлово-Посадский, Сергиево-Посадский, Солнечногорский).  

Основной причиной являлось отсутствие достаточного количества компьютерной техники, недостаток кадров. Выделенные субвенции позволили увеличить штатную численность муниципальных архивов и в архивах появились специалисты владеющие компьютером. Муниципальными архивами области было приобретено, только по данным 1-го полугодия 2008 года, 52 компьютера. Таким образом, созданы все предпосылки к созданию системы автоматизированного государственного учета Архивного фонда  Московской области. Исходя из этого,  в рекомендациях на 2009 год Главархивом было предложено завершить введение информации по фондам и описям.

Тесным образом с учетом связана  проверка наличия и состояния архивных документов, которая  проводится в архивах в плановом порядке (1 раз в 10 лет). Наибольшее внимание данному вопросу уделяют Волоколамский (5500 ед.хр.),  Каширский (9537 ед.хр.), Шатурский (2876 ед.хр.) муниципальные архивы. Во всех проверенных архивах составляются листы и акты проверки.

Проверки 2008 года показали, что в основной массе архивов нарушается цикличность проверки наличия документов. Так в 13 проверенных архивах хранится 478 тыс. ед.хр. В течение 2007 года была проведена проверка 25 400 ед.хр., что составляет 5%, это в два раза меньше чем предусмотрено правилами. Не ведется картотека физического состояния документов. Только в одном Рузском районе проводится опечатывание коробок, документы которых не используются.

в вопросах контроля за архивами учреждений, организаций и предприятий, расположенных на территории муниципального образования

Проверка данного участка работ вызывает наибольшие трудности у сотрудников Главного архивного управления Московской области. Объясняется это тем, что в архивах отсутствуют карточки по работе с организациями или какие-либо вспомогательные таблицы, содержащие информацию о наличии ответственных за архив, инструкций, положений об ЭК и архивах, о согласовании номенклатур дел, за какие годы обработаны документы и т.д.

Не всегда  правильно ведутся наблюдательные дела и своевременно пополняются. Не составляются акты или справки  по проверке организаций, расположенных на территории городского округа, муниципального района.  Не достаточно уделяется внимание паспортизации архивов организаций и т.д. Перечисленные  документы являются основой для составления сводных статистических данных, поступающих в Главное управление.  

Во всех проверенных архивах имеются списки источников комплектования, которые насчитывают 438 организаций и хранят примерно 51 тысячу дел. Процент приведения в порядок документов колеблется  от  24 %  (Рузском и Лотошинском архивах)  и  66 % в Павлово-Посадском архиве.

В организациях муниципальных образований сверх установленного срока хранится 17500 дел, что составляет 34 процента от хранящихся документов. Наибольшее количество дел хранится в муниципальных образованиях: Одинцовский муниципальный район 7717 дел, Солнечногорский – 2639 дел и Чеховский- 3014 дел. Бесспорно, это тесным образом связано со 100 % загруженностью муниципальных архивов. В 2007г. Чеховский архив получил дополнительное помещение, и документы будут приняты на хранение.  Благополучно обстоят дела со своевременным приемом документов в Зарайском (6%), Серпуховском (7%)  и Рузском (8%) районах.

 Прием документов организаций осуществляется в соответствии с Графиками комплектования и утверждения описей на ЭПК Главного архивного управления, утвержденными постановления глав.

Сотрудники архивов приступили к  работе по внедрению программного комплекса «Учреждения-источники комплектования». Однако ее заполнение вызывает ряд трудностей, и программа требует доработки разработчиками.

  в сфере организации использования архивных документов

Организация использования документов самый благополучный участок работы муниципальных архивов. За 2007 год 13 проверенных архивов выдали  около ста тысяч справок. Тематические справки и справки социально-правового характера выдаются своевременно. Процент справок с положительным результатом составляет от 92% (Сергиево-Посадский архив) до 99 % (Одинцовский, Павлово-Посадский, Талдомский архивы). Наибольшее количество справок исполнено Одинцовским архивов 22300, Солнечногорским -10600, Рузским- 9500, Чеховским -7900.

При оформлении справок допускаются ошибки, на которые члены комиссии обращали  внимание  сотрудников архива. С целью устранения имеющих место ошибок в 2009 г. планируется разработать методические рекомендации по наведению справок социально правового характера.

Ряд архивов с целью ускорения поиска документов пошли на создание информационно-поисковых систем, наиболее часто используемых при выдаче справок социально правового характера, а именно: нормативно-правовые акты по различным вопросам, постановления администрации по земельным  вопросам, нотариальные действия на документы отделов ЗАГС и т.д.

Зарайский  архив, первый в Московской области, приступил к созданию библиотеки электронных образов на метрические книги церквей района.

Дубненский  архив создал библиотечный фонд, который активно используется исследователями. Это печатные издания о Почетных гражданах города Дубны, переданные издательским отделом Объединенного института ядерных исследований (ОИЯИ). 

 Основным недостатком в использовании документов является  слабое их использование в средствах массовой информации: выставки, статьи, радио и телепередачи. Из 13 архивов  данная работа проводится только в 3-х: Лотошинском, Павлово-Посадском и Рузском муниципальных архивах.

Заведующий отделом координации

и контроля деятельности архивных

учреждений Г.В.Бороздина