2.8. Сведения о результатах проверок

раздел “2.8. Сведения о результатах проверок”

Информация о результатах проверок, проведенных Главархивом Московской области в апреле-августе 2008 года

Комиссией  Главного архивного управления Московской области за апрель-август  проведены  комплексные и тематические проверки  муниципальных архивов Московской области.  Проверками были вскрыты недостатки в работе архивов,  которые предлагается устранить:

Волоколамскому муниципальному архиву

1. Привести устав муниципального учреждения «Архив Волоколамского муниципального района» в соответствие с действующей структурой управления архивным делом на территории Волоколамского муниципального района (орган управления – архивное учреждение), а также в соответствие с требованиями Закона Российской Федерации от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» и Закона Московской области N 65/2007-ОЗ "Об архивном деле в Московской области». Действующие нормативные правовые акты в сфере архивного дела не содержат определения «Архивный фонд муниципального образования» (пп.7, 8 ст.3, ст. 5 Закона Российской Федерации от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», ст.3 Закона Московской области N65/2007-ОЗ "Об архивном деле в Московской области»). Определение «архивного фонда», упомянутое в п. 17 ст. 14 Закона Российской Федерации от 06.10.2003 № 131-ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации», трактуется согласно п. 7 ст. 3 Закона Российской Федерации от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» как «совокупность архивных документов, исторически или логически связанных между собой».

2. Закрепить нормативным документом ответственность работников отдела и МУ за вверенное здание и архивохранилища с учетом нахождения на балансе МУ здания по адресу: 143600, Московская область, г. Волоколамск, Октябрьская пл., 12.

3. Согласовать номенклатуру дел отдела и МУ с Главным архивным управлением Московской области.

4. Завершить до 01.06.2008 разработку инструкции по пожарной безопасности, действиях при ЧС и об охранном режиме, завести журнал регистрации ключей.         

5. Изыскать возможность для расширения площадей архивохранилищ, проведению ремонтных работ кровли здания. Установку мобильных стеллажей проводить только по результатам проведенной экспертизе.

6. Оборудовать здания водопроводом и канализацией, заменить деревянные полки на металлические, установить распашные решетки на окнах.

7. Приобрести приборы для измерения температуры и влажности воздуха, регулярно вести журнал с показателями температуры и влажности воздуха.

8. Привести учетные документы в соответствие с Правилами:

- составить листы фондов;

- завести реестр описей дел.

9. При проведении проверки наличия дел вести картотеку физического состояния документов.

10. Продолжить работу по ведению общеотраслевой программы «Архивный фонд», заполнить недостающие поля «Архивного фонда».

11. Организовать работу по упорядочению документов источников комплектования отдела и МУ по 2005 год включительно и приему на постоянное хранение дел, хранящихся сверх установленного срока.

12. Завести карточки учета работы с организациями.

13. Организовать работу по составлению номенклатур дел организаций, у которых они устарели или отсутствуют.

 14. Организовать работу по приему упорядоченных документов от сельскохозяйственных предприятий, оставленных им на хранение по гарантийным письмам.

15. Упорядочить документы администрации Волоколамского района, комитета по управлению имуществом, отдела архитектуры и СПК «Чисменский», описи представить на ЭПК.

16. Приступить к наполнению общероссийской базы данных «Источники комплектования».

Каширскому  муниципальному архиву

Павлово- Посадскому муниципальному архиву

1. Привести в соответствие с действующим законодательством Положение об управлении делами администрации Павлово-Посадского муниципального района и входящих в него отделах, утвержденное  Распоряжением Главы Павлово-Посадского муниципального района от 04.12.2006 № 879-р, в части архивного отдела, убрав в п. 1.2. указание на Закон Московской области «Об Архивном фонде Московской области и архивах» (в настоящее время действует Закон Московской области N 65/2007-ОЗ "Об архивном деле в Московской области»), Положение о Государственной архивной службе России (утратило силу Указом Президента Российской Федерации от 26.01.2007 № 68), в п. 2.7.1. - упоминание о государственной части Архивного фонда Российской Федерации («Положение об Архивном фонде Российской Федерации», утвержденное Указом Президента Российской Федерации от 17.03.1994 N 552 отменено Указом Президента Российской Федерации от 26.01.2007 № 68). Аналогично привести в соответствие с законодательством должностные инструкции работников отдела, распределив между ними обязанности по направлениям деятельности.

2. Разработать до 01.07.2008 инструкции по пожарной безопасности, действиях при ЧС и об охранном режиме, завести журнал регистрации ключей.

3. В рабочих комнатах нового помещения  архива установить распашные решетки на окнах, полы в архивохранилище застелить линолеумом.

4. Исключить заверение печатью отпусков (вторых экземпляров) информационных материалов архива, остающихся в переписке по исполнению запросов.

5. Формировать документы в делах фондов в  хронологической последовательности, обратить внимание на форму акта приема-передачи дел.

6.  Пересоставить списки фондов и завести книгу поступлений по форме рекомендованной новыми правилами работ.

7.   Провести выверку сводных итоговых записей к описям

8. Разработать трехлетний план  работы по проверке наличия документов перемещенных в новое архивохранилище; при проведении проверки наличия дел  вести картотеку физического состояния документов, по завершению работ в конце описи проставлять штамп «ПРОВЕРЕНО» дата, подпись проверяющего, а также проводить опечатывание коробок с документами редко используемых в работе. 

9. Продолжить работу по ведению общеотраслевой программы «Архивный фонд» и  создать топографическую картотеку.

10. Представить на рассмотрение ЭПК Главного архивного управления Московской области предложения о внесении изменений в список организаций-источников комплектования.

11. Заполнить все поля программного комплекса «Учреждения – источники комплектования».

12. Составить сводную информацию о состоянии делопроизводства и работе архивов в организациях-источниках комплектования и поддерживать ее в актуальном состоянии.

13. Заключить договоры о сотрудничестве с организациями негосударственной и немуниципальной форм собственности.

14. Принять меры по исполнению графика научно-технической обработки и приема документов в архивный отдел управления делами администрации муниципального района на 2008 год.

15. При составлении графика обработки и приема документов на хранение на 2009 год включить в график прежде всего те организации, которые имеют задолженность, например, Павлово-Посадский городской суд.

Лыткаринскому муниципальному архиву

1. Необходимо принять неотложные меры по обеспечению сохранности документов, а именно:

1.1. Исключить доступ посторонних лиц в архивохранилище;

1.2. Установить в архивохранилище охранно-пожарную сигнализацию;

1.3. Разработать инструкцию об охранном режиме архива;

1.4. Провести ремонт архивохранилищ, устранить следы протечек,      произвести  антисептическую обработку стен;

1.5. Установить металлические засовы на двери, ведущей в помещение ЗАО   «ДИКСИ»;

1.6. Восстановить систему вентиляции;

1.7. Рассмотреть возможность выделения  нового помещения для архивного   отдела рядом с архивохранилищем;

1.8. Убрать из архивохранилища материалы и оборудование   организационного отдела.

2. Архивом проводится недостаточная работа по организации учета  документов архива. До конца текущего года необходимо:

2.1. Провести сплошную проверку наличия документов, хранящихся в архиве. Результаты проверки оформить в соответствии с требованиями Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук и представить в Главное архивное управление вместе с годовым отчетом.

2.2. Внести изменения в учетные документы по итогам сплошной проверки наличия.

2.3. Завести книгу учета поступлений документов. 

2.4. Восстановить экземплярность  описей.

2.5. Создать картотеку физического состояния документов. 

Ногинскому муниципальному архиву

1. Провести ремонт помещений расположенных на территории по адресу г. Ногинск, ул. Ильича, промплощадка №1, часть строения 2.

2. Оборудовать архивохранилища принудительной вентиляцией или кондиционерами для поддержания оптимального температурно-влажностного режима хранения документов.

3.  Оснастить архивохранилища  приборами   для   измерения  температурно-   влажностного  режима хранения документов, вести журнал  учета  температуры и влажности  воздуха  во всех  помещениях архива.

4. Приобрести дополнительно архивные коробки для хранения дел, продолжить работу по картонированию документов.

5. Привести все учетные документы архива в соответствие с требованиями новых «Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках Российской академии наук» М., 2007 г.

-     назначить ответственное лицо за учет документов, принятых на хранение;

-   провести выверку описей дел и составить сводные итоговые записи, а также выверку всех учетных документов в соответствии с итоговыми записями;

-     описи дел и дела фондов подшить, восстановить экземплярность описей в полном объеме (100 %) путем ксерокопирования;

-    активизировать работу по проверке наличия документов, вести картотеку физического состояния документов, составить перспективный план на три года по проверке наличия документов;

-    продолжить работу по составлению листов фондов, завести реестр описей дел и топографическую картотеку;

-  вести два списка фондов: один список на организации источников комплектования  (240 фондов), второй список по личному составу (101 фонд). Не включать в список фондов организации, документы которых не приняты на хранение в архив (ф. № 238);

-  внедрить в практику работы заверительную надпись в соответствии с правилами работ;

- осуществить контроль за возвращением 5 дел Территориальной администрации Кудиновского сельского округа  из суда.

Электростальскому муниципальному архиву

1.Организовать работу по упорядочению документов суда

2. Завершить работу по упорядочению и приему документов ГП «Книжная фабрика»