2.8. Сведения о результатах проверок

раздел “2.8. Сведения о результатах проверок”

Результаты проверок за период c октября 2007 по март 2008

Комиссией Главного архивного управления Московской области 13 февраля 2008 г. и 14 марта 2008 г. проведены проверки двух муниципальных архивов Московской области.

Проверка архивного отдела Администрации Чеховского муниципального района Московской области

Администрация Чеховского района оказывает существенную помощь в решении архивных проблем: регулярно принимаются меры по организации и улучшению работы архива, обеспечению материально-технического оснащения архива, созданию необходимых условий для работы сотрудников архива. Заведующий архивом О.Э. Кондратьева профессионально организует работу архива по комплектованию, хранению, учету и использованию документов Архивного фонда Московской области.

Вместе с тем, Главное архивное управление Московской области  рекомендует:

1. Обеспечить заполнение вакансий работников, обеспечивающих исполнение переданных государственных полномочий, в первом полугодии 2008 года;

2. Своевременно предоставлять в подразделения Казначейства заявки на получение субвенций из бюджета Московской области;

3. Отменить Постановление Главы Чеховского района от 06.04.2001 № 356 в связи с тем, что в соответствии с п. 4 ст. 26 Закона № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» структурные подразделения органов местного самоуправления не вправе оказывать пользователю архивными документами платные информационные услуги, заключать с ним договоры об использовании архивных документов и справочно-поисковых средств;

4. Доработать в соответствии с действующим законодательством Положение об архиве, должностные инструкции его работников, отразив в указанных документах работу с архивными документами, отнесенными к собственности Московской области по переданным государственным полномочиям;

5. Согласовать номенклатуру дел архива на 2008 год с Главархивом Московской области;

6. Завести журнал (на бумажном носителе) учета резервных копий баз данных и электронного журнала регистрации ответов на запросы граждан и организаций;

7. Выдавать архивные информационные материалы под расписку с предъявлением паспорта, доверенным лицами, кроме того – при предъявлении доверенности, оформленной в установленном порядке;

8. Подготовить необходимое количество бланков (формат А-4) с соответствующими графами о получении заявителем информационных материалов;

9. Обратить особое внимание на совпадение архивных шифров, приведенных в тексте информационных материалов архива, с подлинными документами;

10. Для  улучшения  работы по обеспечению сохранности документов необходимо  выделить архиву дополнительное помещение  (рабочая  комната для сотрудников архива, комната для акклиматизации документов, читальный зал);

11. Приобрести современный прибор для измерения температуры и влажности  воздуха в  архивохранилищах,   углекислотные огнетушители не менее 5-6 штук с зарядной в 2008 г.; кондиционеры для поддержания оптимального температурно-влажностного режима хранения документов;

12. Регулярно вести записи в журнале  учета  температуры и влажности  воздуха  во всех  помещениях архива,  завести журнал регистрации выдачи  ключей от архива сотрудникам; 

13. Усовершенствовать научно-справочный и учетный аппарат к документам архива: 

 13.1 доработать списки фондов документов постоянного срока хранения и  по личному составу;

13.2 составить недостающие общие итоговые записи во 2-х и 3-х экземплярах описей;

13.3. страховые экземпляры описей хранить в сейфе;

13.4. восстановить экземплярность описей в полном объеме (100 %);

13.5. по завершении проверки наличия документов, в конце описи, проставлять штамп «Проверено»;

13.6. составить топографические указатели на хранящиеся в архиве документы;

14. Активизировать работу по использованию документов архива, в публикации  статей,  участии  в теле-радиопередачах, выставках;

15. В целях улучшения состояния работы с организациями – источниками   комплектования Чеховского муниципального архива необходимо:

15.1. привести в порядок документы в организациях – источниках  комплектования, добиваться обработки документов по 2004 год  включительно;

15.2. принять на хранение документы, хранящиеся в организациях сверх установленного срока в объеме 3014 ед.хр, обратив особое внимание на прием документов сельскохозяйственных организаций по дату их акционирования.

15.3. с целью получения общей картины состояния работы с архивными документами в организациях рекомендуем вести картотеку по работе с организациями и сводную таблицу, в которой предусмотреть следующие графы: порядковый номер, наименование организации; дата и номер приказа о создании ЭК или внесении изменений в ее состав; дата и номер приказа о назначении лица, ответственного за архив; дата и номер приказа об утверждении положения об архиве; наличии отдельного помещения; год утверждения инструкции по делопроизводству; дата согласования с ЭПК номенклатуры дел; дата проведения последней проверки; количество и крайние даты дел постоянного хранения, находящиеся в организации, и другие необходимые для работы сведения.

Проверка архивного отдела Администрации Солнечногорского муниципального района Московской области

показала, что для улучшения условий сохранности документов Архивного фонда Московской области необходимо:

1. Выделить в первоочередном порядке дополнительные площади архиву для организации своевременного приема документов Архивного фонда Московской области на хранение.

2.Обеспечить комплектование вакантных должностей работников, обеспечивающих исполнение переданных государственных полномочий, в первом полугодии 2008 года.

3. Подготовить необходимые инструкции по противопожарному режиму, безопасности архивных фондов при ЧС.

4. Провести ремонт существующих помещений архива, в том числе с заменой части электропроводки.

5. Установить в архивохранилищах пожарную сигнализацию и систему автоматического пожаротушения.

6. Рассмотреть вопрос монтажа в архивохранилищах системы искусственного климата, а также установки приборов измерения температуры и влажности.

7. Заменить деревянные полки стеллажей на металлические.

8. Обновить план эвакуации сотрудников и архивных фондов.

9. Организовать сейфовое хранение страховых экземпляров описей и учетных документов.

10. Привести все учетные документы архива в соответствие с требованиями Правил, фондовые карточки заменить листами фондов.

11. Организовать плановую работу по достижению 100% экземплярности описей.

12. Внести сведения о хранящихся документах в общероссийскую базу данных «Архивный фонд».

13. Приступить к наполнению общероссийской базы данных «Источники-комплектования».

14. Представлять своевременно на согласование ЭПК Главного архивного управления  список организаций, учреждений и предприятий – источников комплектования с докладной запиской о произошедших изменениях.

15. Организовать работу по упорядочению документов источников комплектования архива по 2005 год включительно.

16. Организовать работу по составлению номенклатур дел для организаций, у которых они устарели или отсутствуют.

17. Проводить паспортизацию архивов организаций – источников комплектования ежегодно.

18.Запросить от организаций – источников комплектования копии распорядительных документов о создании ЭК, назначении ответственных за делопроизводство и архив. Организовать работу по составлению и согласованию положений об ЭК и архивах организаций. Дополнить наблюдательные дела этими документами по состоянию на 2008 год.

19. Обратить внимание при исполнении запросов на четкое разделение видов информационных документов, подготовленных архивом. Не смешивать в один документ архивные выписки и архивные копии.

20. Обратить внимание на правильность оформления ответов на запросы социально-правового и генеалогического характера.

21. Активизировать работу по использованию документов архива, в публикации статей, участии в теле и радиопередачах, выставках архивных документов.